Para assegurar o melhor no uso de sistemas no dia a dia, é fundamental que as empresas oferecem um bom treinamento para os seus colaboradores. Afinal, dessa forma, torna-se viável resolver os problemas internos e contribuir com o aumento da produtividade. Além disso, essa é uma maneira de prevenir paradas e gargalos operacionais, o que é interessante para a lucratividade.
Contudo, a gestão deve entender que existem diversas formas de conduzir esse treinamento do usuário. Ou seja, é interessante escolher as abordagens que funcionam melhor para o seu contexto em específico.
Se quiser ter menos problemas com o uso da TI e com as aplicações internas, acompanhe atentamente as dicas a seguir.
O que é treinamento do usuário?
O treinamento de software é a capacitação dos usuários e preparação para possibilitar o melhor uso de um determinado sistema. Geralmente, aplicações utilizadas no ambiente corporativo não são fáceis de usar, pois são técnicas e específicas. Por isso, é preciso recorrer aos treinamentos para que os colaboradores saibam o que fazer e entendam como operar as ferramentas diariamente.
Nesse sentido, uma equipe especializada oferece uma visão geral acerca do uso do software, a fim de solucionar as principais dúvidas e guiar os funcionários nas rotinas típicas. Trata-se de uma maneira de alinhar todos os membros internos e garantir que todos cooperem com a produção interna.
Por que é importante fazer treinamento do usuário na utilização de softwares nas empresas?
A capacitação dos profissionais é imprescindível para conseguir bons resultados no ambiente empresarial.
Primeiramente, vale destacar que esse treinamento impacta profundamente os indicadores de produtividade da empresa, permitindo que os colaboradores entreguem o melhor nos processos cotidianos. Uma vez que eles estão alinhados e sabem bem como usar os sistemas, podem cumprir seus prazos e entregar as suas obrigações.
Ou seja, quando há uma boa capacitação, os funcionários ficam livres para se preocupar apenas com suas funções e com as estratégias associadas, e não com aspectos técnicos referentes à usabilidade. Com isso, os gargalos operacionais são reduzidos, o que implica estabilidade interna e serviços eficientes para os clientes.
Se os colaboradores trabalham melhor e entregam resultados otimizados, eles, consequentemente, se sentem mais satisfeitos e motivados a continuar produzindo. A motivação e a satisfação dos funcionários são essenciais para que os membros contribuam com o crescimento e expansão dos negócios, bem como com o cumprimento das principais metas traçadas.
A capacitação também é fundamental para padronizar os processos, com uma forma específica de trabalhar e utilizar os sistemas. Isso funciona como uma unificação das estratégias da empresa, de modo a evitar inconsistências e problemas de comunicação. Uma vez que há padrões, os setores colaboram melhor entre si.
Com os funcionários devidamente alinhados, a necessidade de suporte e o número de chamadas também são reduzidos consideravelmente. Afinal, os colaboradores saberão resolver os inconvenientes e poderão contar com a ajuda dos colegas para sair de situações complicadas no dia a dia.
Caso esse suporte seja terceirizado, a empresa reduz custos com a necessidade de auxílio externo também.
É necessário destacar também a segurança. Se usuários aprendem a usar os sistemas internos, eles reduzirão o número de falhas manuais relacionadas aos dados internos e a questões confidenciais da empresa, inclusive.
Em decorrência disso, é possível obter maior proteção de dados, com menos brechas e vulnerabilidades para mal-intencionados. Já que eles conhecerão a fundo os sistemas, conseguirão entender quais são os riscos associados ao uso e poderão evitar esses cenários.
Isso é relevante quando lembramos que boa parte dos prejuízos de segurança decorrem de ações humanas, de profissionais mal-treinados e ignorantes com relação à segurança. Com a devida conscientização, a organização consegue combater essas ameaças e garantir a sustentabilidade do negócio, sem grandes dores de cabeça.
Como deve ser feito?
Veremos agora como o treinamento de uso de softwares pode ser feito.
Reuniões
Uma das estratégias é simplesmente marcar reuniões com o corpo de membros para tratar do uso de determinados sistemas. Nesses encontros, o ideal é contar com pessoas especializadas que se disponham a transmitir conhecimento para os outros com apresentações de slides e até mesmo amostras práticas de como a aplicação funciona.
A grande vantagem é a possibilidade de obter um diálogo, com dúvidas que podem ser solucionadas em tempo real assim que surgem. As discussões e a troca de conhecimento entre todos também é muito útil e importante nesse sentido.
Videochamada
Outra abordagem é o uso de videochamadas. Essa estratégia é importante para suprir problemas de distância entre a equipe especializada e os colaboradores. Desse modo, não há necessidade de encontro geográfico.
Atualmente, com os recursos de videoconferência, esse tipo de treinamento pode ser extremamente eficiente. Os profissionais conseguem compartilhar sua tela enquanto estão utilizando o sistema, alternando entre apresentações com pontos importantes. Além disso, não há limite para o número de pessoas que podem interagir nesse tipo de reunião virtual, como haveria em um espaço físico, por exemplo.
Ademais, vale destacar que esse encontro também permite perguntas e respostas, e um diálogo mais direto. Cada usuário consegue usar o seu microfone para essa finalidade.
Documentação
Em tecnologia, é comum que padrões e ferramentas que são utilizadas por profissionais contenham uma documentação. É um guia com os pontos mais relevantes acerca do uso daquele padrão, de modo a orientar as pessoas para o melhor uso possível.
Uma versão disso pode ser criada para o uso de aplicações de TI também. Os especialistas podem escrever os tópicos fundamentais acerca daquele sistema e dispor tudo isso em páginas com links para facilitar o acesso. Desse modo, os colaboradores podem executar um autoatendimento sempre que houver alguma dúvida acerca dessa questão, como em um FAQ (perguntas mais frequentes).
A vantagem dessa abordagem é a de não envolver encontros virtuais ou físicos, com gasto de tempo e pagamento dos parceiros especializados. Com os documentos já prontos, o dever dos usuários é conferir o que está escrito lá e aprender de uma maneira mais autônoma.
O treinamento do usuário no ambiente corporativo é uma etapa fundamental para garantir o alinhamento dos membros e prevenção de problemas de produtividade. Desse modo, as organizações asseguram a continuidade dos processos de maneira saudável e conseguem otimizar os resultados internos. Por isso, é imprescindível escolher opções de softwares de provedores que fornecem esse tipo de treinamento.
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