O departamento de tecnologia da informação é um dos setores mais cobrados a respeito da otimização de custos em TI para potencializar os resultados da empresa. Responsáveis por toda a estrutura que rege praticamente todos os processos dentro da empresa, os gestores de TI devem estar atentos ao mercado e à estrutura de forma a otimizá-las para reduzir os custos operacionais.
Confira neste post algumas das melhores práticas sobre como fazer isso!
Adote a computação em nuvem
A computação em nuvem, mais conhecida pelo termo em inglês Cloud Computing, tem modernizado bastante muitos processos de gestão, e é uma das melhores adoções dentro do setor de TI quando o objetivo é a redução de custos operacionais.
Como neste modelo a estrutura computacional localiza-se fora da empresa — ou seja, nas instalações do prestador de serviços —, muitas das responsabilidades são transferidas para a empresa de outsourcing e, dentre as principais, podemos destacar o monitoramento de eficácia dos equipamentos, manutenção de hardware e software, upgrades e inventário de equipamentos.
Além da redução de custo, a computação em nuvem permite que os investimentos em infraestrutura ocorram com escalabilidade — somente conforme demanda. Além disso, as informações são centralizadas e o acesso a elas se dá de forma mais dinâmica, podendo ser acessadas pelos funcionários habilitados em qualquer lugar que disponha de uma conexão com a internet.
Potencialize o help desk por meio de planejamento e treinamento
Não é incomum nos depararmos com serviços de suporte desestruturados e que não conseguem atingir a satisfação do cliente. Para evitar esse quadro, é necessária a tomada de algumas medidas preventivas.
Primeiramente, é necessário planejar e evitar tecnologia obsoleta. Softwares de gestão de atendimento limitados dificultam tanto o suporte quanto o acompanhamento dos indicativos de performance dos operadores por parte do gestor. Isso resulta na insatisfação do cliente e em gastos com visitas técnicas. Opte por sistemas integrados e robustos, agilizando o atendimento e evitando medidas reativas que geram custos desnecessários.
Além disso, mapear a causa e origem dos principais problemas permite criar planos de ação de forma a direcionar e resolver inteligentemente os chamados, bem como centralizar as equipes, que devem estar bem treinadas para evitar transferir o atendimento de ramal em ramal até a resolução, diminuindo assim os gastos com telefonia e otimizando o tempo.
Dê atenção à estrutura computacional da empresa e ao mercado
Muitas das empresas que conseguem a redução de custos atingem este mérito em virtude das otimizações realizadas na estrutura, responsáveis também pela agilização de muitos dos processos diários.
É necessário monitorar os equipamentos e softwares usados na empresa de forma a identificar possíveis soluções obsoletas que não estejam sendo úteis para a operação de forma a eliminá-las, evitando custos com licença e manutenção, prezando sempre pela integração, algo que pode ser conseguido com um ERP em vez de diversos sistemas distribuídos pelos setores.
Dentre as melhores ferramentas e práticas para reduzir os custos em TI encontra-se o Big Data, capaz de analisar estatísticas nas operações e apresentar dados concisos aos gestores, permitindo que eles otimizem os processos com base nos indicativos. Uma empreitada de sucesso foi a da multinacional UPS, que utilizou o Big Data para monitorar e otimizar rotas semelhantes de entregas, poupando 1,5 milhão de barris de gasolina.
O mercado evolui constantemente, e uma tecnologia que hoje é essencial e figura entre a ideal, amanhã pode se tornar obsoleta e ser substituída por outra mais robusta. Em virtude disso, é necessário que a equipe de TI — principalmente o gestor — estejam sempre atentos às atualizações do mercado de forma a otimizar a estrutura sempre que necessário.
Ainda tem alguma dúvida sobre como fazer a otimização de custos em TI para potencializar os resultados da empresa? Não deixe de compartilhá-la nos comentários!
