Em geral os profissionais de TI são frequentemente sobrecarregados gerando muito estresse no dia dia. Neste post, vamos abordar algumas coisas que as empresas podem fazer para tornar a equipe de T.I. mais eficiente e como consequência a sua empresa também!
Esqueça o CEO – Os profissionais de TI geralmente são os mais sobrecarregados dentro de uma empresa . Eles são os responsáveis por manter os sistemas, serviços e aplicações para as empresas inteiras. Eles são o primeiro – e às vezes única – linha de defesa contra falhas de segurança e outras questões de privacidade. Eles são os únicos que escutam os problemas e reclamações de todos os funcionários relacionados com a infraestrutura.
Mas o trabalho não precisa ser estressante – mesmo depois de ajudar o décimo usuário que apenas precisava reiniciar seu computador. Ter o melhor software é importante, claro, mas há outros passos que você pode tomar para tornar a sua vida como um profissional de TI menos complexa e mais produtiva. Aqui estão três ferramentas que podem te ajudar:
A pesar de parecer obvio, ainda as empresas investem o minimo em tecnologia porque acham que são despesas e não investimentos. Estas empresas se não evoluir nos dias de hoje esta condenada a falência. Vou mencionar alguns motivos porque você deve investir em manter sua infraestrutura atualizada.
Usuários em geral com o PC ou servidor lento: o funcionário alem de ser menos eficiente, registrará mais ticket na T.I. por diversos motivos, computador lento, problemas com hardware, sistema não funciona. Concluímos que por apenas 1 pc lento você tem o seguinte impacto: 2 pessoas improdutivas por x tempo, menor desempenho do usuário seja ele do financeiro, comercial, RH, etc e uma T.I. onde deveria esta inovando ao invés de estar concertando para tentar ficar do mesmo jeito. Ai pergunto? Como essa empresa vai ser mais competitiva se o TCO é igual ou até maior que a concorrência onde com os mesmos ou até menores custos podem estar inovando e saindo na frente. Coloque no papel o custo de 1 pc vs 2 funcionários com menor desempenho durante todo o ano e algumas paradas por problemas que gerou indisponibilidade.
O mesmo se aplica para o restante da infraestrutura como internet lenta, telefonia de ma qualidade fazendo com que os usuários que precisam fazer uma unica ligação tenham que fazer varias para concluir onde o tempo é maior e os custos de telefonia também e por ai vai.
Então a dica é: invista mas com planejamento, comprar o desktop mais caro ou a internet mais rápida também não é a solução, os investimentos tem que ser justificados e demostrados para ter o retorno esperado do investimento. Para isso é fundamental ter uma ferramenta que monitore os recursos de T.I. para um melhor gerenciamento dos serviços de T.I. para que mensalmente tenhamos em mão relatórios para analisar e fazer as tomadas de decisão mais assertivas e investir com sabedoria.
Mantenha a infraestrutura de T.I. Atualizada
Política de segurança clara
Estadísticas indicam que os maiores problemas com segurança é o mal uso dos recursos tecnológicos da empresa por não ter uma politica clara do que podem ou não fazer. A politica tem que ser fácil de entender e objetiva, se entregar um livro do que pode ou não, a unica pessoa que vai ler é a T.I. A mesma tem que ser direta para não gerar dúvidas, tem que ser divulgada por todos os médios de comunicação possíveis internamente e poder ser consultada na intranet ou pasta compartilhada. Por exemplo, para novos funcionários o RH que comunicar de forma geral a politica da empresa inclusive a da T.I. e ter uma ficha já para preenchimento dos dados como Nome completo, e-mail, e quais tipos de acesso terá o usuário seja ele de arquivos,sistemas e internet.
Também faz parte treinamento sobre as ameças que podem chegar através de um e-mail, o uso ou não de dispositivos próprios como notebook, tablet ou até smartphone, procedimentos para solicitar ou registrar incidentes, etc.
Com estas informações e trinamentos de reforço, diminuiremos as possibilidades de brechas de segurança, perda de tempo buscando informações se pode ou não ocupando tempo e insistindo ao analista para liberar o acesso a um site que não tem acesso ou permissão para instalar um aplicativo.
Alem desses benefícios, como beneficio maior novamente teremos uma T.I. mais focada em melhorias e inovação e uma empresa mais eficiente.
Melhorar a organização
Quando existe um problema no computador ou sistema puntual em geral o usuário quer sempre ser atendido primeiro independente do impacto do problema dele. A solução para isso é priorizar tipos de solicitações e incidentes”. Para poder executar esta tarefa de forma eficiente precisamos de duas coisas basicamente, definição de SLA alinhada com o negocio para cada tipo de incidente e solicitação, e um software de Service Desk para o registro.
No Service Desk escolhido, por padrão todos tem uma base de conhecimento onde é registrado a solução de cada tipo de problema chamados de erros conhecidos, com isso evitamos que um analista esteja fazendo uma pesquisa que já foi feita para um problema que já aconteceu e alguém já encontrou a solução. Assim ganhamos mais eficiência e eficacia da equipe de T.I. e produtividade do usuário afetado.
A pesar da T.I. fazer trabalhos proativos para evitar certo tipos de interrupções nos serviços de T.I., é necessário ter documentado os processos de como agir em casos de problemas generalizados porque estes são praticamente inevitáveis, nesses casos por exemplo caiu o e-mail, ok temos backup e/ou redundância, mas vai demorar x horas correto?! Em primeiro lugar é necessário comunicar a empresa de forma centralizada que o serviço estará indisponível por x tempo, caso não fizer isto, a metade da sua T.I estará ocupada explicando a cada usuário que ligar ou passar na frente do que aconteceu, o quanto vai demorar, porque aconteceu e se poderia ser evitado entre outras inúmeras questões por curiosos.
Lembrando que isto é o básico para ter uma T.I. eficiente, existem inúmeras mas comece por essas e terá bons resultados e rápidos.
