Podemos dizer que a automação de processos tem como foco a redução de tarefas burocráticas e repetitivas em uma empresa, com o auxílio de tecnologias. O objetivo é liberar os recursos humanos e focar em atividades essenciais para o core business e que requerem um alto grau de engajamento profissional.
Entre as principais áreas em que a automação está sendo amplamente utilizada nas empresas, podemos destacar o faturamento do cliente, gerenciamento de estoque, suporte ao cliente, entrada de funcionários, serviços de TI entre outros. Independentemente da natureza ou tamanho do seu negócio, introduzir a automação de processos pode ser a estratégia que faltava para ganhar um diferencial competitivo.
Neste post, vamos entender na prática quais são as vantagens da automação de processos para as empresas. Confira!
1. Redução de custos
A utilização de um software de automação pode contribuir bastante para a redução de custos. Primeiro, porque ao automatizar atividades redundantes há uma redução considerável na necessidade de produção de extensa papelada, contratação de mão-de-obra extra, revisões, retrabalhos e custos de manutenção.
Algumas tarefas manuais e repetitivas levam mais tempo para serem executadas do que uma tarefa automatizada e, por isso, sempre custarão mais caro. Além disso, a automação libera a força de trabalho para funções mais estratégicas, permitindo que a empresa produza mais, sem a necessidade de contratar e gastando menos recursos.
2. Melhoria da produtividade
A automação visa a simplificação das atividades recorrentes do dia a dia de uma empresa, permitindo que o sistema as faça por você. Ela garante que todas as ações sejam realizadas de forma padronizada — garantindo resultados consistentes e eficientes.
À medida em que a automação cuida de tarefas monótonas e recorrentes, dá mais eficiência ao fluxo de trabalho, para que seus funcionários possam concentrar sua atenção nos principais processos de negócios, permitindo que as empresas alcancem mais resultados com menos esforços.
As tarefas manuais não são apenas estressantes, elas tornam todo o processo propenso a um aumento da margem de erros, quando têm que ser executados linearmente por humanos.
A automação de processos reduz a pressão de tarefas repetitivas nos funcionários, liberando-os para trabalhar em tarefas que agregam valor real, aumentando a produtividade, abrindo espaço para mais inovação à medida que você melhora as motivações dos profissionais.
3. Mais precisão e consistência nas operações
A produtividade é um benefício óbvio da automação, no entanto, o ganho de precisão e confiabilidade são os verdadeiros diferenciais que sua empresa ganha ao automatizar seus processos.
A automação garante que determinadas tarefas não sejam esquecidas, que sejam executadas fora de sequência ou que qualquer processo especial deixe de ser realizado. O software pode lidar com tarefas tediosas e complexas de forma inteligente e dinâmica, aliviando os colaboradores de trabalhos de tarefas cansativos e manuais.
Além disso, a entrega constante de serviços de alta qualidade resulta em clientes felizes, satisfeitos e leais. A automação de processos ajuda a garantir que todos os processos dentro do negócio sejam realizados de forma precisa e padronizada, o que significa resultados de alta qualidade e altamente confiáveis. Isso também garante o mesmo nível de atendimento ao cliente em qualquer etapa da jornada do cliente.
4. Redução de erros
Com a transformação digital e o aumento da importância dos ativos de TI nas empresas, com a multiplicidade de sistemas e produção ininterruptas de dados, pode ser desafiador entender exatamente o que está acontecendo em cada etapa do processo de negócios. A automação reduz os erros humanos, dando uma trilha digital em diferentes aspectos do seu negócio.
Ela oferece uma maneira fácil de acessar as principais métricas de processos que você optou por automatizar (vendas, suporte ao cliente, financeiro, faturamento). Além disso, a automação fornece uma plataforma visual e organizada, que integra todos os colaboradores, com uma visão centralizada, proporcionando maior responsabilização pelas ações de todos.
A automação aplicada aos processos, de forma coordenada, promove fluxos de trabalho claramente definidos, que garantem operações consistentes e precisas dentro de cronogramas definidos.
Isso leva ao sucesso sustentável dos negócios com a implementação de uma estratégia bem direcionada — que é impulsionada por dados e métricas, emitidas, analisadas e relatadas para fornecer aos gestores, as informações de que precisam para tomar decisões sólidas e cuidadosamente pensadas.
A confiabilidade do fluxo de trabalho em um ambiente de negócios automatizado também garante que os processos essenciais para a governança corporativa sejam implementados e executados em conformidade.
5. Maior satisfação do cliente
A automação de processos não traz apenas benefícios internos para a empresa; ela beneficia a relação consumidor/corporação. Como seus clientes receberão produtos e serviços de maior qualidade, cada vez mais precisos e consistentes, isso aumentará a confiabilidade da sua organização e a satisfação do consumidor.
Por exemplo, quando você administra um e-commerce, seus clientes podem fazer login em seu número de rastreamento em seu sistema, para saber exatamente onde seus pedidos estão no processo, sem ter que ligar para o atendimento ao cliente ou enviar um e-mail. Isso melhora a satisfação geral do cliente.
6. Permite a avaliação precisa de métricas
O sucesso dos negócios depende do desenvolvimento e implementação de uma série de estratégias bem estruturadas. Nesse cenário, manter a vantagem competitiva requer que o gestor monitore, avalie e trabalhe os processos de melhoria contínua — tudo isso depende do acesso a dados corporativos. A automação fornece todas as ferramentas para a avaliação de indicadores e métricas de maneira bem sucedida.
Dependendo do setor que você optou por automatizar (financeiro, faturamento, cobrança, vendas e/ou suporte de TI), as principais métricas podem ser registradas e relatadas para fornecer as principais informações que você precisa para tomar a melhor decisão.
A automação de processos está se tornando uma estratégia crucial para que as empresas cresçam e atendam mais clientes e melhorem os seus processos internos. Com as ferramentas de automação certas em sua mão, você pode gerenciar fluxos de trabalho, fornecer uma experiência consistente para todos os seus clientes, automatizar tarefas redundantes e produzir mais com menos, aumentando a sua receita.
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