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Microsoft Planner: Gestão de Projetos Simples [Guia 2026]

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Microsoft Planner: Gestão de Projetos Simples [Guia 2026]

O que é Microsoft Planner e para que serve?
Microsoft Planner é uma ferramenta de gestão de tarefas estilo Kanban incluída no Microsoft 365, ideal para projetos simples e médios (até 20-30 pessoas por plano). Permite criar quadros visuais com cartões de tarefas organizados por colunas (A fazer, Em progresso, Concluído), atribuir responsáveis, definir prazos, anexar arquivos e acompanhar progresso. Integra nativamente com Teams, Outlook e SharePoint. É mais simples que Microsoft Project (sem gráficos Gantt ou dependências complexas) e ideal para equipes ágeis, marketing, RH e projetos colaborativos sem necessidade de metodologia formal de gestão de projetos.

Microsoft Planner: Gestão de Projetos Simples e Visual para Equipes [Guia Completo 2026]

Sua equipe usa planilhas Excel para gerenciar tarefas?

Ou pior — usa WhatsApp com listas intermináveis de “to-dos” que se perdem em 2 dias?

Esse caos tem nome: falta de ferramenta adequada de gestão de tarefas.

Segundo pesquisa da Asana (2025), equipes sem ferramenta de gestão de projetos perdem em média:

📉 2,1 horas/dia/pessoa em coordenação (e-mails, reuniões sobre “quem faz o quê”)
📉 26% de produtividade em retrabalho e tarefas esquecidas
📉 35% dos prazos não cumpridos por falta de visibilidade

Microsoft Planner resolve isso — mas não é ferramenta para qualquer tipo de projeto.

Neste guia completo, você vai descobrir:

✅ O que é Planner e quando usar (vs quando não usar)
✅ Recursos principais: quadros Kanban, tarefas, automações
✅ Integração com Teams, Outlook, SharePoint
✅ Planner vs Microsoft Project vs Trello vs Asana
✅ Casos de uso reais por departamento
✅ Como implementar Planner passo a passo
✅ Limitações honestas e alternativas
✅ Automações com Power Automate

Tempo de leitura: 15 minutos

O Que É Microsoft Planner? [Kanban Simples e Visual]

A Necessidade: Gestão de Tarefas Leve

Cenário comum:

Projeto pequeno/médio:

5-15 pessoas
20-50 tarefas
Prazo: 2-6 meses
Sem complexidade extrema (sem dependências críticas entre tarefas)

Ferramentas tradicionais:

Excel: Vira bagunça com 20+ tarefas
E-mail: Tarefas se perdem em threads
Reuniões: “Alguém anotou quem faz o quê?”
Microsoft Project: Overkill (complexo demais, caro, curva de aprendizado alta)

Gap: Precisa de algo mais estruturado que Excel, mas mais simples que Project.

Microsoft Planner preenche esse gap.

Definição Completa

Microsoft Planner é uma ferramenta de gestão de tarefas estilo Kanban incluída no Microsoft 365.

Funcionalidades principais:

Quadros visuais (estilo Trello/Asana)
Cartões de tarefas organizados em colunas
Atribuição de responsáveis
Prazos e progresso
Anexos e checklists
Visualizações: Quadro, Gráficos, Cronograma
Integração nativa: Teams, Outlook, SharePoint

Filosofia Kanban:

Tarefas = cartões
Colunas = status (A Fazer → Em Progresso → Concluído)
Arrasta cartões entre colunas (visual, intuitivo)

Planner vs To-Do vs Project vs DevOps

Microsoft tem 4 ferramentas de gestão de tarefas. Qual usar?

Ferramenta	Foco	Uso Ideal	Complexidade
Microsoft To-Do	Lista pessoal	Tarefas individuais, checklist diária	⭐ Muito simples
Microsoft Planner	Gestão de projeto simples	Projetos de equipe (5-20 pessoas)	⭐⭐ Simples
Microsoft Project	Gestão formal de projetos	Projetos complexos (Gantt, dependências)	⭐⭐⭐⭐ Complexo
Azure DevOps	Gestão de desenvolvimento	Projetos de software (sprints, backlogs)	⭐⭐⭐⭐⭐ Muito complexo

Regra de ouro:

Tarefas pessoais: To-Do
Projetos simples de equipe: Planner ✅
Projetos complexos (construção, engenharia): Project
Desenvolvimento de software: Azure DevOps

Recursos Principais do Planner

1. Planos (Plans)

O que é um Plano: Projeto/iniciativa que você quer gerenciar.

Estrutura:

PLANO: Campanha Marketing Q1
├─ Bucket: Planejamento
├─ Bucket: Criação de Conteúdo
├─ Bucket: Execução
└─ Bucket: Análise de Resultados

Cada Plano tem:

Título e descrição
Membros (quem pode ver/editar)
Buckets (colunas de organização)
Tarefas

Limite: 1 plano = 1 equipe/projeto específico (não misturar vários projetos no mesmo plano).

2. Buckets (Colunas)

O que são Buckets: Colunas para organizar tarefas.

Exemplos de organização:

Por Status (Kanban clássico):

A Fazer
Em Progresso
Em Revisão
Concluído

Por Fase do Projeto:

Planejamento
Execução
Testes
Lançamento

Por Tipo de Tarefa:

Design
Desenvolvimento
Conteúdo
Aprovações

Por Prioridade:

Crítico
Alta
Média
Baixa

Flexibilidade: Você cria buckets conforme necessidade (não há modelo fixo).

3. Tarefas (Tasks)

Cartões de tarefas: Cada tarefa é um cartão visual.

Informações da tarefa:

📝 Título: Nome da tarefa (ex: “Criar banner para Instagram”)

👤 Atribuição: Responsável(is)

1 tarefa pode ter múltiplos responsáveis
Mas melhor prática: 1 responsável principal

📅 Prazo: Data de início e vencimento

Opcional (nem toda tarefa precisa de prazo)
Alertas automáticos quando próximo do vencimento

🏷️ Labels (Etiquetas): Tags coloridas customizáveis

Exemplo: “Urgente” (vermelho), “Cliente A” (azul), “Aprovado” (verde)
Até 25 labels por plano

📊 Progresso: 0%, 25%, 50%, 75%, 100%

Atualização manual
Ou automática quando checklist completo

✅ Checklist: Subtarefas dentro da tarefa

Exemplo: Tarefa “Criar banner”
- Definir conceito
- Criar rascunho
- Revisar com gestor
- Finalizar

📎 Anexos: Arquivos, links

Upload direto (salva no SharePoint do plano)
Link para arquivo existente (OneDrive, SharePoint)

💬 Comentários: Discussão na tarefa

Thread de comentários
Menções (@pessoa)
Histórico completo

📋 Notas: Descrição detalhada da tarefa

Texto longo
Instruções, contexto

4. Visualizações

Planner oferece 3 visualizações:

Quadro (Board) — Padrão

Visualização Kanban clássica:

Colunas = Buckets
Cartões = Tarefas
Arrastar e soltar entre colunas

Ideal para: Acompanhamento visual rápido.

Gráficos (Charts)

Dashboards automáticos:

Gráfico 1: Status

Pizza mostrando tarefas: Não iniciado, Em progresso, Concluído

Gráfico 2: Por Bucket

Barras mostrando quantidade de tarefas por bucket

Gráfico 3: Por Membro

Quem tem quantas tarefas
Identificar sobrecarga

Gráfico 4: Por Prioridade

Alta, Média, Baixa

Gráfico 5: Atrasadas

Tarefas com prazo vencido

Ideal para: Reuniões de status, report para gestor.

Cronograma (Schedule)

Timeline visual:

Linha do tempo horizontal
Tarefas posicionadas por data de vencimento
Visualizar sobreposições
Identificar gargalos

Limitação: Não é Gantt completo (sem dependências entre tarefas).

Ideal para: Ver “o que vence quando”, não para planejamento crítico de caminho.

5. Integração com Microsoft 365

Planner + Microsoft Teams

Integração nativa mais importante:

Como funciona:

Criar equipe no Teams
Adicionar aba “Planner”
Planner aparece diretamente no Teams

Vantagens:

Discussão (chat Teams) + Tarefas (Planner) no mesmo lugar
Colaboradores não precisam alternar entre apps
Notificações unificadas

Workflow:

Reunião no Teams discute projeto
Durante reunião: cria tarefas no Planner (aba lateral)
Após reunião: todos veem tarefas na aba Planner
Updates: comenta na tarefa (notifica no Teams)

Planner + Outlook

Tarefas aparecem no Outlook:

Tarefas atribuídas a você → lista “Tarefas” no Outlook
Notificação de prazos próximos
Marca como concluído direto do Outlook

Vantagem: Quem vive no Outlook não precisa abrir Planner separadamente.

Planner + SharePoint

Arquivos de tarefas → SharePoint:

Cada plano tem biblioteca SharePoint automática
Anexos de tarefas salvam lá
Versionamento, compartilhamento

Web Part Planner:

Incorporar Planner em página SharePoint (intranet)
Exemplo: Intranet de RH mostra plano “Onboarding 2026”

Planner + Power Automate

Automações (sem código):

Exemplo 1: Nova tarefa → Notifica canal Teams

Trigger: Nova tarefa criada no Planner
Ação: Posta mensagem no canal Teams “Nova tarefa: [nome]”

Exemplo 2: Tarefa vencida → E-mail para gestor

Trigger: Tarefa com prazo vencido
Ação: Envia e-mail para gestor “Tarefa [X] atrasada, responsável: [Y]”

Exemplo 3: Tarefa concluída → Atualiza planilha Excel

Trigger: Tarefa marcada como concluída
Ação: Adiciona linha em Excel com data conclusão

6. Planner Mobile

Apps nativos:

iOS (iPhone/iPad)
Android

Funcionalidades mobile:

Ver planos
Atualizar progresso de tarefas
Adicionar comentários
Marcar como concluído
Notificações push

Limitação: Criar planos novos = melhor no desktop (mais fácil).

Ideal para: Acompanhar tarefas em campo, atualizar status em movimento.

Quando Usar Planner (e Quando NÃO Usar)

✅ USE PLANNER SE:

1. Projeto Simples/Médio

Características:

5-30 tarefas
3-20 pessoas
Prazo: 1-6 meses
Sem dependências complexas (Tarefa A não precisa terminar exatamente antes de Tarefa B começar)

Exemplos:

Campanha de marketing
Evento corporativo
Lançamento de produto interno
Reforma de escritório
Projeto de RH (onboarding trimestral)

2. Equipe Colaborativa (Não Hierárquica)

Perfil:

Equipe horizontal (sem cadeia de comando rígida)
Todos contribuem
Decisões colaborativas

Não ideal para:

Projetos com hierarquia rígida (militar, construção civil)
Precisa aprovações formais em cada etapa

3. Metodologia Ágil/Kanban

Se usa:

Sprints curtos (1-2 semanas)
Kanban board
Retrospectivas

Planner é perfeito: Visual Kanban nativo.

4. Integração com Teams é Prioridade

Se equipe vive no Teams:

Planner como aba = adoção natural
Sem resistência (já estão no Teams)

5. Orçamento Zero para Ferramenta

Planner incluído M365:

Sem custo adicional
Versus Asana/Trello/Monday.com (pagos)

❌ NÃO USE PLANNER SE:

1. Projeto Complexo com Dependências

Precisa:

Gráficos Gantt
Caminho crítico
Dependências (Tarefa B só inicia após Tarefa A)
Alocação de recursos (horas/pessoa)

Use: Microsoft Project ou Smartsheet.

2. Desenvolvimento de Software

Precisa:

Backlog de produto
Sprints formais (Scrum)
Burndown charts
Integração com Git

Use: Azure DevOps ou Jira.

3. Projeto com Milhares de Tarefas

Limitação Planner:

Performance degrada com >200 tarefas por plano
Limite técnico: ~2.400 tarefas/plano (mas impraticável visualmente)

Use: Microsoft Project ou Monday.com.

4. Necessita Controle de Horas Trabalhadas

Planner NÃO tem:

Time tracking (registro de horas)
Timesheet
Faturamento por hora

Use: Toggl + Planner (integração via Power Automate) ou Asana Premium.

5. Necessita Permissões Granulares

Limitação Planner:

Todos membros do plano veem tudo
Não há permissões por tarefa/bucket

Se precisa:

Tarefas confidenciais (só gestor vê)
Controle quem edita o quê

Use: Asana ou Monday.com (controle mais fino).

Casos de Uso Reais por Departamento

1. Marketing: Campanha Trimestral

Plano: “Campanha Q1 – Lançamento Produto X”

Buckets:

Planejamento
Criação de Conteúdo
Produção
Lançamento
Mensuração

Tarefas típicas:

“Definir persona” (Planejamento)
“Escrever posts blog” (Conteúdo)
“Criar banner Instagram” (Produção)
“Agendar posts” (Lançamento)
“Analisar métricas” (Mensuração)

Atribuições:

Designer: banners, vídeos
Copywriter: posts, blog
Social Media: agendamento
Coordenador: análise

Resultado:

✅ Visibilidade total do pipeline
⬇️ Redução 40% em “perdi o prazo” (alertas automáticos)
⬆️ Entregas no prazo +60%

2. RH: Processo de Onboarding

Plano: “Onboarding – Novos Colaboradores Q1”

Buckets:

Pré-admissão
Primeira Semana
Primeiro Mês
Acompanhamento

Tarefas típicas (repetidas para cada novo colaborador):

Pré-admissão:

Preparar estação de trabalho
Criar usuário Microsoft 365
Solicitar equipamentos (notebook, celular)
Enviar documentos para assinatura

Primeira Semana:

Reunião integração com gestor
Treinamento sistemas
Apresentação para equipe
Entregar kit boas-vindas

Primeiro Mês:

Check-in semanal RH
Avaliação 30 dias
Feedback de adaptação

Automação Power Automate:

Nova contratação (Excel/Dynamics) → cria plano Planner automaticamente com tarefas padrão

Resultado:

✅ Onboarding padronizado (todos passam pelas mesmas etapas)
⬇️ Nenhuma tarefa esquecida
⬆️ Satisfação novos colaboradores +45% (processo organizado)

3. TI: Rollout de Sistema Novo

Plano: “Migração para CRM Cloud”

Buckets:

Planejamento
Migração de Dados
Testes
Treinamento
Go-Live
Pós-Implementação

Tarefas:

“Mapear dados legados” (Planejamento)
“Exportar base CRM antigo” (Migração)
“Importar para CRM novo” (Migração)
“Testar fluxo de vendas” (Testes)
“Gravar vídeo tutorial” (Treinamento)
“Sessão treinamento equipe comercial” (Treinamento)
“Monitorar bugs semana 1” (Pós-Implementação)

Visualização: Cronograma (timeline) para ver sobreposições e gargalos.

Resultado:

✅ Go-live no prazo (antes atrasava 30-60 dias)
⬇️ Bugs pós-lançamento -50% (testes estruturados)

4. Vendas: Pipeline de Propostas

Plano: “Propostas Comerciais – Janeiro”

Buckets:

Qualificação
Elaboração Proposta
Negociação
Aprovação Interna
Envio ao Cliente
Fechamento

Cada proposta = 1 tarefa que se move entre buckets.

Informações na tarefa:

Cliente (título)
Valor estimado (notas)
Responsável (vendedor)
Prazo (data esperada de fechamento)
Anexos (proposta PDF)

Integração CRM:

Power Automate: Novo lead no CRM → cria tarefa no Planner

Resultado:

✅ Visibilidade de pipeline (gestor vê onde estão as propostas)
⬆️ Taxa de conversão +20% (follow-up organizado)

5. Eventos: Organização de Conferência

Plano: “Conferência Anual 2026”

Buckets (por área):

Logística
Palestrantes
Marketing
Patrocínio
Infraestrutura
Pós-Evento

Tarefas (exemplo Logística):

Reservar auditório (6 meses antes)
Contratar buffet (3 meses antes)
Imprimir crachás (1 semana antes)

Atribuição:

Coordenador eventos: overview
Analista marketing: divulgação
Analista comercial: patrocínio
Estagiário: operacional

Checklist por tarefa:

Tarefa: “Reservar auditório”
- Pesquisar 3 opções
- Solicitar orçamentos
- Aprovar com financeiro
- Assinar contrato

Resultado:

✅ Evento sem imprevistos (tudo planejado)
⬇️ Stress da equipe (visibilidade reduz ansiedade)

Implementação de Planner: Passo a Passo

Fase 1: Acesso e Criação (5 Minutos)

1.1 Verificar Licença

Planner incluído em:

✅ Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium
✅ Microsoft 365 E3, E5
✅ Office 365 E1, E3, E5

Acesso:

Web: tasks.office.com ou planner.cloud.microsoft
App: Planner (iOS/Android)
Teams: Adicionar aba Planner

1.2 Criar Primeiro Plano

Via Web:

Acessa Planner
“Novo plano”
Nome: “Projeto Piloto Marketing”
Privacidade: Privado (só membros) ou Público (visível na org)
Criar

Via Teams (recomendado):

Equipe existente no Teams
“+” (adicionar aba)
Planner
Criar novo plano ou usar existente
Plano aparece como aba na equipe

Fase 2: Estruturação (15 Minutos)

2.1 Criar Buckets

Metodologia: Decidir organização (status, fase, tipo).

Exemplo Kanban clássico:

A Fazer
Em Progresso
Em Revisão
Concluído

Criar:

“Adicionar novo bucket”
Nomear
Repetir

Dica: Começar com 3-5 buckets (expandir conforme necessidade).

2.2 Adicionar Membros

Quem adicionar:

Equipe do projeto (3-20 pessoas ideal)
Stakeholders (apenas visualização – adiciona depois)

Como:

“Membros” (ícone pessoas)
Digita nome/e-mail
Adiciona

Permissões: Todos membros têm permissão igual (limitação Planner).

2.3 Configurar Labels

Customizar etiquetas:

Cores padrão: 6 cores sem nome
Renomear: “Urgente”, “Cliente A”, “Aprovado”, etc.

Estratégia:

Usar labels para categorizar (prioridade, cliente, tipo)
Não exagerar (max 6-8 labels usadas)

Fase 3: Criação de Tarefas (30 Minutos)

3.1 Criar Tarefas Iniciais

Brainstorm:

Listar todas tarefas do projeto (inicial: 10-30 tarefas)
Não precisa ordem perfeita (ajusta depois)

Para cada tarefa:

Clica “+ Adicionar tarefa” no bucket apropriado
Nome da tarefa (conciso: 3-8 palavras)
Enter (tarefa criada)

Exemplo:

“Criar banner Instagram campanha”
“Escrever post blog sobre produto”
“Agendar reunião kickoff”

3.2 Detalhar Tarefas Principais

Abrir tarefa (clica no cartão):

Adicionar:

Atribuir: Responsável(is)
Prazo: Data vencimento
Progresso: 0% (inicial)
Labels: Prioridade, cliente, etc.
Descrição: Contexto, instruções
Checklist: Subtarefas
Anexos: Briefing, referências

Nem toda tarefa precisa de tudo — preencher conforme relevância.

Fase 4: Uso Diário (Contínuo)

4.1 Rotina de Atualização

Daily (5-10 min/pessoa):

Abrir Planner (ou Teams)
Ver “Minhas tarefas”
Atualizar progresso (25% → 50% → 100%)
Comentar dificuldades/bloqueios

Arrastar tarefas:

Concluiu planejamento? Arrasta “Planejamento” → “Execução”
Visual Kanban = motivacional (ver progresso)

4.2 Reuniões de Status (Weekly)

Usar visualização Gráficos:

Mostrar dashboard
Discutir:
- Tarefas atrasadas (vermelho)
- Quem está sobrecarregado
- Próximas entregas críticas

Criar novas tarefas:

Durante reunião, surgiram novas tarefas
Cria direto no Planner (todos veem imediatamente)

Fase 5: Automação (Opcional, Avançado)

Power Automate + Planner

Template prontos:

“Quando tarefa vencida → enviar e-mail”
“Quando nova tarefa → postar no Teams”
“Quando tarefa concluída → adicionar linha Excel”

Criar automação custom:

Power Automate (flow.microsoft.com)
“Criar fluxo automatizado”
Trigger: “Planner – quando tarefa criada”
Ação: Enviar notificação Teams
Salvar

Casos de uso:

Notificações customizadas
Integração com sistemas externos (CRM, ERP)
Relatórios automáticos (exportar tarefas para Excel semanalmente)

Planner vs Concorrentes

Planner vs Trello

Critério	Microsoft Planner	Trello
Preço	Incluído M365	Grátis (limitado) / $5-17,50/mês
Integração M365	✅ Nativa (Teams, Outlook)	⚠️ Via Power-Ups (limitado)
Quadros Kanban	✅ Sim	✅ Sim (melhor visualmente)
Automações	⚠️ Via Power Automate	✅ Butler (nativo, mais fácil)
Power-Ups/Apps	⚠️ Menos opções	✅ Muitos (1000+)
Mobile	✅ Bom	✅ Excelente
Melhor para	Empresas M365	Equipes independentes, startups

Quando usar Planner: Já usa M365, integração Teams é prioridade, custo zero.
Quando usar Trello: Não usa M365, precisa muitos Power-Ups, equipe prefere UX Trello.

Planner vs Asana

Critério	Microsoft Planner	Asana
Preço	Incluído M365	Grátis (15 users) / $10,99-24,99/mês
Complexidade	⭐⭐ Simples	⭐⭐⭐ Médio
Recursos	⚠️ Básicos	✅ Avançados (timeline, workload, goals)
Automações	⚠️ Power Automate (menos intuitivo)	✅ Nativas (fáceis)
Relatórios	⚠️ Gráficos básicos	✅ Dashboards customizáveis
Permissões	⚠️ Todos veem tudo	✅ Granulares (por projeto, tarefa)
Integrações	⚠️ M365 forte, resto limitado	✅ 100+ apps (Slack, Salesforce, etc.)
Melhor para	Projetos simples, M365 ecosystem	Projetos médios/complexos, multi-ferramenta

Quando usar Planner: Projetos simples, já paga M365, não quer custo adicional.
Quando usar Asana: Projetos mais complexos, precisa recursos avançados, orçamento para ferramenta.

Planner vs Monday.com

Critério	Microsoft Planner	Monday.com
Preço	Incluído M365	$9-19/usuário/mês (min 3 users)
Customização	⚠️ Limitada	✅ Altíssima (colunas custom, tipos de dados)
Visualizações	⚠️ 3 (Board, Charts, Schedule)	✅ 8+ (Kanban, Gantt, Calendar, Map, etc.)
Automações	⚠️ Power Automate	✅ Nativas (fáceis, visuais)
Controle de horas	❌ Não tem	✅ Time tracking nativo
CRM/Vendas	❌ Não é foco	✅ Tem templates CRM
Melhor para	Projetos simples, M365	Projetos complexos, workflows customizados

Quando usar Planner: Custo zero, simplicidade.
Quando usar Monday.com: Precisa customização extrema, workflows complexos, orçamento disponível.

Planner vs Microsoft Project

Já explicado, mas reforçando:

Critério	Planner	Project
Complexidade	⭐⭐ Simples	⭐⭐⭐⭐ Complexo
Gantt	❌ Não tem	✅ Completo
Dependências	❌ Não tem	✅ Sim
Caminho crítico	❌ Não tem	✅ Sim
Alocação recursos	❌ Não tem	✅ Sim
Custo	Incluído M365	Adicional (~$10-30/mês)
Uso ideal	Projetos simples	Projetos complexos (engenharia, construção)

Decisão: Planner para 90% dos projetos empresariais. Project apenas quando realmente precisa Gantt/dependências.

Limitações do Planner (Seja Honesto)

Limitação 1: Sem Gráficos Gantt Reais

Problema: Cronograma do Planner é timeline simples (não Gantt).

Não tem:

Dependências entre tarefas (Tarefa B inicia após Tarefa A)
Caminho crítico
Ajuste automático de datas

Impacto: Projetos complexos (construção, engenharia) = inviáveis no Planner.

Solução: Usar Microsoft Project ou Smartsheet.

Limitação 2: Permissões Limitadas

Problema: Todos membros do plano veem todas as tarefas.

Não pode:

Ocultar tarefas confidenciais de alguns membros
Dar permissão apenas leitura para stakeholders

Impacto: Dados sensíveis (RH, financeiro) = risco.

Workaround: Criar planos separados (Plano A = público, Plano B = confidencial).

Limitação 3: Sem Time Tracking Nativo

Problema: Não registra horas trabalhadas.

Impacto: Impossível faturar por hora, controlar produtividade detalhada.

Solução:

Integrar com Toggl (Power Automate)
Usar Asana/Monday.com (time tracking nativo)
Planilha Excel paralela (menos elegante)

Limitação 4: Performance com Muitas Tarefas

Problema: Planner fica lento com >200 tarefas por plano.

Impacto: Projetos grandes/longos = performance ruim.

Solução:

Arquivar tarefas concluídas periodicamente
Dividir em múltiplos planos (Fase 1, Fase 2)
Usar Microsoft Project para projetos grandes

Limitação 5: Relatórios Básicos

Problema: Gráficos limitados (sem customização).

Não tem:

Dashboards customizáveis
Exportar relatórios (PDF, Excel)
Filtros avançados

Solução:

Power BI (conectar ao Planner, criar dashboards custom)
Power Automate (exportar dados para Excel automaticamente)

Limitação 6: Sem Recorrência de Tarefas

Problema: Tarefas recorrentes (exemplo: “Relatório mensal”) precisam ser recriadas manualmente.

Workaround:

Power Automate (criar tarefa automaticamente todo dia 1º do mês)
Duplicar tarefa manualmente

FAQ: Perguntas Frequentes

1. Planner é gratuito?

Sim, mas com condição:

Incluído em planos M365:

Business Basic, Standard, Premium
E1, E3, E5

NÃO disponível:

Sem licença M365 (não há versão standalone grátis)

Comparação: Trello tem versão grátis standalone. Planner não.

2. Quantos planos posso criar?

Ilimitado.

Mas atenção:

Limite prático: Organização (muitos planos = caos)
Boa prática: 1 plano = 1 projeto específico

3. Posso compartilhar plano com pessoas fora da empresa?

Não diretamente.

Limitação: Planner só funciona com usuários da mesma organização Microsoft 365.

Workaround:

Convidar externo como “guest” no Azure AD (adiciona na organização temporariamente)
Compartilhar prints/PDFs do plano (menos interativo)

Alternativa: Trello ou Asana (melhor para colaboração externa).

4. Posso deletar tarefas/planos?

Sim.

Deletar tarefa:

Abre tarefa → “…” → Deletar

Deletar plano:

Configurações do plano → Deletar plano
⚠️ Irreversível (não tem lixeira)

Cuidado: Deletar plano = deleta tudo (tarefas, anexos, comentários).

5. Como arquivar planos antigos?

Planner não tem função “arquivar” nativa.

Workaround:

Renomear plano: “[ARQUIVADO] Nome”
Remover membros (deixar só você)
Ou deletar (se não precisa mais)

Exportar antes de deletar:

Power Automate (exportar para Excel)
Ou prints manuais

6. Planner tem notificações?

Sim.

Tipos:

E-mail: Tarefa atribuída, prazo próximo, tarefa atrasada
Teams: Se plano está em aba Teams
Mobile: Push notifications

Configurar:

Configurações Planner → Notificações
Escolher quais quer receber

7. Posso usar Planner offline?

Não.

Planner é web-only (requer conexão internet).

Apps mobile: Também requerem internet (não há modo offline).

Alternativa offline: Microsoft To-Do (sincroniza quando reconectar).

8. Como exportar dados do Planner?

Não há botão “exportar”.

Opções:

1. Power Automate (automatizado):

Criar fluxo: “Diariamente → exportar todas tarefas para Excel”

2. Graph API (técnico):

Desenvolvedores podem acessar API e exportar programaticamente

3. Cópia manual:

Copiar/colar tarefas para Excel (trabalhoso)

9. Planner conta para limite de armazenamento do Microsoft 365?

Sim, mas minimamente.

Anexos de tarefas → SharePoint:

Conta no armazenamento SharePoint da equipe
Mas geralmente insignificante (<1 GB para projetos típicos)

Não se preocupe: Planner raramente é gargalo de armazenamento.

10. Posso integrar Planner com app XYZ?

Depende.

Integrações nativas:

✅ Teams, Outlook, SharePoint (Microsoft)

Integrações via Power Automate:

✅ Centenas de apps (Trello, Asana, Salesforce, Slack, etc.)
Requer configurar fluxo

Sem Power Automate:

Limitado (sem API pública fácil para usuário comum)

Conclusão: Planner é Perfeito para Projetos Simples

Microsoft Planner não tenta ser “ferramenta definitiva de gestão de projetos” — e isso é sua força.

Recapitulando:

✅ Simples e visual: Kanban intuitivo, curva aprendizado baixa
✅ Incluído M365: Custo zero adicional
✅ Integração Teams/Outlook: Adoção natural
✅ Ideal para: Projetos simples (marketing, RH, eventos, vendas)
✅ Limitado mas suficiente: Para 70-80% dos projetos empresariais

Use Planner se:

✅ Projeto simples/médio (5-30 tarefas, 3-20 pessoas)
✅ Já usa Microsoft 365
✅ Equipe trabalha no Teams
✅ Não precisa Gantt/dependências complexas
✅ Orçamento zero para ferramenta

NÃO use Planner se:

❌ Projeto complexo (engenharia, construção)
❌ Precisa time tracking
❌ Precisa permissões granulares
❌ Projeto com milhares de tarefas

A melhor ferramenta não é a mais poderosa — é a que sua equipe realmente usa.

Planner vence nisso: simplicidade + integração M365 = adoção natural.

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Leia também:

Microsoft 365: Guia Completo 2026 (Planner faz parte do M365)
Microsoft Teams para Trabalho Remoto (Integração Teams + Planner)
SharePoint para Colaboração (Planner + SharePoint)
Como Escolher Plano Microsoft 365 (Planner incluído em quais planos)