O que é SharePoint e para que serve?
SharePoint é uma plataforma de colaboração e gestão documental da Microsoft, incluída no Microsoft 365, que permite criar intranets corporativas, bibliotecas de documentos com versionamento, sites de equipe, workflows automatizados e portais de conhecimento. Diferente de simples armazenamento em nuvem (Google Drive, Dropbox), SharePoint oferece governança empresarial, controle granular de permissões, integração profunda com Office e Teams, e ferramentas de compliance.
SharePoint para Empresas: Guia Completo de Colaboração e Intranet Corporativa
Sua empresa enfrenta algum desses problemas?
❌ Arquivos espalhados em pastas de rede, e-mails, pen drives
❌ Versões conflitantes de documentos (“qual é a versão final mesmo?”)
❌ Comunicação interna falha (informações importantes se perdem)
❌ Sem controle de acesso (estagiário com acesso a contratos confidenciais)
❌ Documentação técnica desorganizada (manuais, procedimentos perdidos)
❌ Aprovações manuais lentas (enviar por e-mail, aguardar resposta, reenviar)
Esses não são “problemas de TI” — são sintomas de falta de uma plataforma de gestão documental adequada.
Segundo pesquisa da IDC, empresas perdem em média 20-30% do tempo produtivo procurando informações ou retrabalho causado por documentos desorganizados. Para uma equipe de 50 pessoas, isso equivale a 10-15 colaboradores em tempo perdido.
SharePoint resolve isso — mas não é apenas “mais um lugar para guardar arquivos”.
Neste guia completo, você vai descobrir:
✅ O que é SharePoint e por que vai além de “armazenamento”
✅ Para que serve na prática (casos de uso reais)
✅ Recursos principais que diferenciam de Drive/Dropbox
✅ SharePoint vs alternativas (quando usar cada um)
✅ Como implementar na sua empresa
✅ Integração com Microsoft 365 (Teams, Power Automate, Power BI)
✅ Erros comuns e como evitar
Tempo de leitura: 14 minutos
O Que É SharePoint? [Além do Armazenamento]
A Confusão Comum
Pergunta frequente: “SharePoint é tipo Dropbox?”
Resposta curta: Não.
Resposta completa: SharePoint inclui armazenamento de arquivos, mas vai muito além:
- Dropbox/Google Drive: Armazenamento simples com compartilhamento
- SharePoint: Plataforma de colaboração empresarial com gestão documental, intranet, workflows, governança
Analogia: Comparar SharePoint com Dropbox é como comparar um ERP com uma planilha Excel — ambos “organizam informações”, mas em níveis completamente diferentes de sofisticação.
Definição Completa
SharePoint Online (versão nuvem, incluída no Microsoft 365) é uma plataforma que permite:
- Criar intranets corporativas — portais internos com notícias, políticas, comunicação
- Gerenciar documentos de forma profissional — bibliotecas com versionamento, check-out, metadados
- Colaborar em projetos — sites de equipe com arquivos, listas, calendários
- Automatizar workflows — aprovações, revisões, processos documentais
- Integrar com ecossistema Microsoft — Teams, Office, Power Platform
SharePoint Server vs SharePoint Online
Existem 2 versões:
| Aspecto | SharePoint Server (Local) | SharePoint Online (Nuvem) |
|---|---|---|
| Hospedagem | Servidor da empresa | Microsoft Azure |
| Custo inicial | Alto (hardware, licenças) | Baixo (assinatura) |
| Manutenção | TI gerencia | Microsoft gerencia |
| Atualizações | Manuais (complexas) | Automáticas |
| Escalabilidade | Limitada (hardware) | Ilimitada |
| Integração M365 | Limitada | Completa |
| Recomendado para | Grandes empresas (legado) | Maioria das empresas |
Este guia foca em SharePoint Online (incluído no Microsoft 365) — a versão moderna e recomendada.
Para Que Serve SharePoint? [Casos de Uso Práticos]
1. Intranet Corporativa
O que é: Portal interno da empresa acessível apenas por colaboradores.
O que pode incluir:
📰 Comunicação Corporativa:
- Feed de notícias da empresa
- Anúncios de RH (novos colaboradores, promoções)
- Políticas e procedimentos
- Calendário corporativo (feriados, eventos)
📚 Recursos de RH:
- Políticas de férias, benefícios
- Formulários (atestados, reembolsos)
- Organograma da empresa
- Contatos de departamentos
🎓 Base de Conhecimento:
- Manuais de treinamento
- FAQs internas
- Tutoriais de sistemas
- Guias de onboarding
🔗 Links Úteis:
- Sistemas internos (ERP, CRM)
- Ferramentas externas
- Portais de fornecedores
Caso real: Empresa de varejo com 80 lojas implementou intranet SharePoint. Resultado: Redução de 60% em e-mails internos (informações centralizadas), onboarding de novos colaboradores reduzido de 3 semanas para 1 semana (materiais acessíveis).
2. Gestão Documental Empresarial
O problema que resolve: Arquivos em pastas de rede desorganizadas, sem versionamento, sem controle de acesso.
Recursos SharePoint para documentos:
📁 Bibliotecas de Documentos:
- Organização por metadados (não apenas pastas)
- Busca avançada por propriedades
- Filtros e visualizações personalizadas
📝 Versionamento:
- Histórico completo de alterações
- Quem editou, quando, o quê
- Restauração de versões anteriores (500 versões padrão)
🔒 Check-Out/Check-In:
- “Trava” documento para edição exclusiva
- Previne conflitos (2 pessoas editando simultaneamente)
- Obrigatório em documentos críticos (contratos, projetos)
🏷️ Metadados e Taxonomia:
- Tags personalizadas (Tipo: Contrato, Cliente: Empresa X, Status: Aprovado)
- Pesquisa por metadados (mais poderosa que por nome de arquivo)
- Classificação automática
🔐 Permissões Granulares:
- Controle por pasta, documento, até item de lista
- Herança ou customização
- Auditoria completa (quem acessou quando)
Caso real: Escritório de engenharia gerencia projetos técnicos no SharePoint. Cada projeto = biblioteca com desenhos CAD, especificações, orçamentos. Versionamento crítico (cliente solicita versão anterior, restaura em 2 cliques). Permissões controlam acesso (cliente vê seu projeto, não projetos concorrentes).
3. Sites de Equipe e Projetos
O que é: Workspace digital para departamentos ou projetos específicos.
Estrutura típica de um Site de Equipe:
📂 Biblioteca de documentos — arquivos do projeto
📋 Listas personalizadas — tarefas, riscos, entregas
📅 Calendário — cronograma, milestones
📝 Páginas wiki — documentação colaborativa
🔗 Links externos — ferramentas relacionadas
Integração com Teams:
- Cada Microsoft Teams tem um SharePoint site nos bastidores
- Arquivos compartilhados no Teams = armazenados no SharePoint
- Vantagem: Governança SharePoint + UX Teams
Caso real: Empresa de software gerencia projetos de desenvolvimento no SharePoint. Cada projeto = site de equipe com: repositório de documentação, lista de bugs (integrada com Azure DevOps), biblioteca de manuais técnicos. Times distribuídos (Brasil, Portugal, Índia) colaboram em tempo real.
4. Gestão de Contratos e Documentos Jurídicos
Por que SharePoint é ideal:
✅ Versionamento crítico — contratos passam por múltiplas revisões
✅ Aprovações formais — workflow de aprovação rastreável
✅ Retenção e compliance — políticas de guarda de documentos
✅ Auditoria — logs completos para litígios
✅ Classificação — documentos sensíveis marcados e protegidos
Workflow típico de contrato:
- Rascunho (Jurídico cria contrato) → Status: Rascunho
- Revisão (Enviado para aprovação via Power Automate) → Status: Em Revisão
- Feedback (Comentários inline, versionamento)
- Aprovação (Diretoria aprova via workflow) → Status: Aprovado
- Assinatura (Integra com DocuSign/Adobe Sign) → Status: Assinado
- Arquivo (Movido para biblioteca de contratos ativos) → Status: Ativo
Cada etapa rastreada, auditável, com notificações automáticas.
Caso real: Escritório de advocacia migrou de pastas de rede para SharePoint. Resultado: Tempo de aprovação de contratos reduzido de média 10 dias para 3 dias (workflows automatizados). Zero casos de “perda de documento” (antes ocorria mensalmente).
5. Base de Conhecimento e Documentação Técnica
O problema: Manuais, procedimentos, tutoriais espalhados (Word no e-mail, PDFs perdidos, planilhas desatualizadas).
Solução SharePoint:
📚 Biblioteca Central de Documentação:
- Manuais técnicos
- Procedimentos operacionais (SOPs)
- Troubleshooting guides
- FAQs
🔍 Busca Poderosa:
- Busca por texto completo (dentro de PDFs, Word)
- Busca por metadados
- Resultados rankeados por relevância
✅ Controle de Versão:
- Sempre a versão mais recente visível
- Histórico preservado
- Notificação de atualizações
👥 Colaboração:
- Múltiplos autores contribuem
- Revisão por especialistas
- Aprovação formal antes de publicar
Caso real: Indústria farmacêutica usa SharePoint para SOPs (Standard Operating Procedures) regulamentados. Cada SOP tem workflow de aprovação (técnico → supervisor → qualidade → aprovado). Auditoria FDA requer rastreabilidade completa — SharePoint fornece.
6. Formulários e Listas Personalizadas
SharePoint Lists: Tabelas customizáveis (tipo Excel, mas com superpoderes).
Exemplos de uso:
📋 Gestão de Tarefas/Issues:
- Lista de tarefas do projeto
- Status, responsável, prazo
- Integra com Planner/Project
📞 CRM Simples:
- Lista de leads/clientes
- Histórico de contatos
- Funil de vendas básico
🎫 Help Desk/Tickets:
- Registro de solicitações TI
- Status, prioridade, atribuição
- SLA tracking
📊 Inventário:
- Equipamentos
- Licenças de software
- Ativos da empresa
Vantagem vs Excel: Múltiplos usuários editando simultaneamente, permissões, alertas, workflows, integração com Power Automate.
Caso real: Empresa de facilities gerencia chamados de manutenção via SharePoint List. Colaborador abre ticket (formulário), automaticamente notifica técnico, atualiza status, gera relatórios gerenciais no Power BI.
7. Portais de Comunicação (Communication Sites)
Diferença Sites de Equipe vs Sites de Comunicação:
| Site de Equipe | Site de Comunicação |
|---|---|
| Colaboração (poucos editores, muitos membros) | Broadcast (poucos autores, muitos leitores) |
| Documentos, listas, calendário | Notícias, páginas, imagens |
| Exemplo: Site do projeto X | Exemplo: Portal de RH |
Quando usar Communication Sites:
- Intranet departamental (RH, Marketing)
- Portal de produtos internos
- Site de eventos corporativos
- Comunicação executiva
Design: Templates modernos, responsivos, visuais.
Recursos Principais que Diferenciam SharePoint
1. Versionamento de Documentos
Como funciona:
- Cada salvamento = nova versão (automático)
- Mantém histórico completo (padrão 500 versões)
- Restaura qualquer versão anterior (1 clique)
- Compara versões (diff visual)
Por que é crítico:
- Protege contra erro humano (“ops, deletei por engano”)
- Auditoria (quem mudou o quê, quando)
- Compliance (regulamentações exigem histórico)
- Colaboração segura (sempre pode voltar atrás)
2. Check-Out e Check-In
Problema: 2 pessoas editam arquivo simultaneamente → versões conflitantes → retrabalho.
Solução SharePoint:
- Check-Out: “Trava” documento para edição exclusiva
- Outros veem que está bloqueado (e por quem)
- Ninguém mais pode editar
- Check-In: Libera documento (nova versão criada)
Opcional: Pode exigir check-out obrigatório em bibliotecas críticas (contratos, engenharia).
3. Aprovações e Workflows
Power Automate integrado:
- Workflows sem código (visual)
- Triggers: “Quando arquivo criado”, “Quando metadado muda”
- Ações: “Enviar para aprovação”, “Notificar”, “Mover arquivo”
Exemplos:
Workflow 1: Aprovação de Documento
- Trigger: Documento marcado “Pronto para Revisão”
- Ação 1: Enviar aprovação para Gestor
- Ação 2: Se aprovado → mover para “Publicados”, notificar equipe
- Ação 3: Se rejeitado → mover para “Rascunhos”, notificar autor
Workflow 2: Onboarding Novo Colaborador
- Trigger: Item adicionado em lista “Novos Colaboradores”
- Ação 1: Criar estrutura de pastas pessoais
- Ação 2: Enviar checklist de tarefas (RH, TI, Gestor)
- Ação 3: Notificar quando todas tarefas concluídas
Workflow 3: Expiração de Documentos
- Trigger: Data de validade próxima
- Ação: Notificar responsável 30 dias antes
- Ação: Se não renovado, mover para “Arquivados”
4. Metadados e Gerenciamento de Conteúdo
O que são metadados: Informações sobre o documento (não o conteúdo).
Exemplos:
- Tipo de documento (Contrato, Proposta, Relatório)
- Cliente (Empresa A, Empresa B)
- Status (Rascunho, Aprovado, Arquivado)
- Responsável (João, Maria)
- Data de Validade
Vantagens:
- Busca precisa: “Todos contratos do Cliente X com status Ativo”
- Visualizações filtradas: “Mostrar apenas meus documentos”
- Organização lógica: Mesmo arquivo pode aparecer em múltiplas visões (não duplicado)
- Automação: Workflows baseados em metadados
Content Types: Templates de metadados reutilizáveis.
- Cria “Contrato” com campos: Cliente, Valor, Data Início, Data Fim
- Aplica em múltiplas bibliotecas
- Alteração no Content Type propaga automaticamente
5. Permissões Granulares e Segurança
Níveis de permissão:
📁 Site (mais alto)
├─ 📂 Biblioteca
│ ├─ 📂 Pasta
│ │ └─ 📄 Arquivo individual
Cada nível pode ter permissões próprias (ou herdar).
Grupos de permissões padrão:
- Owners: Controle total
- Members: Editar/adicionar
- Visitors: Apenas leitura
Customização: Criar grupos específicos (ex: “Financeiro – Leitura”, “Jurídico – Edição”).
Compartilhamento externo:
- Pode compartilhar com pessoas fora da organização
- Controle de expiração, senha
- Auditoria completa
Crítico para compliance: Controle quem acessa dados sensíveis (LGPD, HIPAA, SOX).
6. Integração com Microsoft 365
SharePoint não é ilha isolada:
🔗 Microsoft Teams:
- Cada equipe Teams = site SharePoint nos bastidores
- Arquivos compartilhados em Teams = armazenados SharePoint
- Tabs personalizadas (listas, bibliotecas SharePoint no Teams)
📧 Outlook:
- Sincroniza bibliotecas SharePoint com Outlook
- Alertas de documentos via e-mail
- Anexa links SharePoint (não arquivo)
📊 Power BI:
- Conecta a listas/bibliotecas SharePoint
- Dashboards gerenciais em tempo real
- Exemplo: Relatório de chamados help desk
⚡ Power Automate:
- Automação avançada
- Integrações (SharePoint → ERP, SharePoint → CRM)
📱 Power Apps:
- Cria apps customizados sobre listas SharePoint
- Exemplo: App mobile de inspeção (salva em SharePoint)
📝 Office Online:
- Edita Word/Excel/PowerPoint diretamente no SharePoint
- Sem baixar/fazer upload
- Coautoria em tempo real
SharePoint vs Alternativas
SharePoint vs Google Drive
| Critério | SharePoint Online | Google Drive |
|---|---|---|
| Armazenamento | 1 TB/usuário (ilimitado E3/E5) | 30 GB – ilimitado (Enterprise) |
| Versionamento | ✅ 500 versões | ✅ 100 versões |
| Check-Out/Check-In | ✅ Sim | ❌ Não |
| Metadados | ✅ Avançados | ❌ Tags simples |
| Workflows | ✅ Power Automate nativo | ⚠️ Apps Script (requer dev) |
| Permissões | ✅ Granulares | ⚠️ Mais simples |
| Intranet | ✅ Nativo | ❌ Google Sites (básico) |
| Integração Office | ✅ Nativa | ⚠️ Conversão necessária |
| Governança | ✅ Enterprise | ⚠️ Básica |
Quando usar SharePoint: Gestão documental séria, compliance, intranet, workflows
Quando usar Drive: Armazenamento simples, colaboração rápida, equipe Google-first
SharePoint vs Dropbox/Box
| Critério | SharePoint | Dropbox/Box |
|---|---|---|
| Foco | Plataforma colaboração | Armazenamento sync |
| Intranet | ✅ Sim | ❌ Não |
| Workflows | ✅ Avançados | ⚠️ Básicos |
| Metadados | ✅ Sim | ⚠️ Limitados |
| Custo | Incluído M365 | Separado |
| Integração M365 | ✅ Nativa | ⚠️ Apps terceiros |
Quando usar SharePoint: Parte do ecossistema M365, precisa colaboração avançada
Quando usar Dropbox/Box: Sync simples, integrações específicas (Adobe, Autodesk)
SharePoint vs Servidor de Arquivos (File Server)
| Critério | SharePoint Online | File Server (Local) |
|---|---|---|
| Localização | Nuvem | Escritório |
| Acesso remoto | ✅ Fácil (web, mobile) | ⚠️ VPN necessária |
| Versionamento | ✅ Automático | ❌ Manual (se houver) |
| Colaboração | ✅ Tempo real | ❌ Offline/conflitos |
| Backup | ✅ Microsoft (automático) | ⚠️ Responsabilidade empresa |
| Escalabilidade | ✅ Ilimitada | ❌ Hardware |
| Custo inicial | Baixo (assinatura) | Alto (servidor, licenças) |
| Manutenção | Microsoft | TI interno |
Migração: Migrar de File Server para SharePoint é processo comum e recomendado.
Como Implementar SharePoint na Sua Empresa
Fase 1: Planejamento (2-4 Semanas)
1.1 Definir Objetivos
Perguntas essenciais:
- O que queremos resolver? (intranet? gestão documental? colaboração?)
- Quais departamentos usarão primeiro?
- Quais processos podem ser automatizados?
- Quais documentos são críticos e precisam versionamento?
Exemplo de objetivos:
- ✅ Centralizar comunicação interna (reduzir e-mails)
- ✅ Organizar documentos financeiros (versionamento + aprovações)
- ✅ Criar base de conhecimento (reduzir tempo de onboarding)
1.2 Arquitetura da Informação
Estrutura recomendada:
🏢 HUB CORPORATIVO (Intranet principal)
│
├─ 📰 Notícias e Comunicados
├─ 📚 Recursos de RH
├─ 🔗 Links Úteis
└─ 🎯 Acesso a Sites Departamentais
│
├─ 💼 Site Comercial
│ ├─ Propostas
│ ├─ Contratos
│ └─ Material de Vendas
│
├─ 💰 Site Financeiro
│ ├─ Orçamentos
│ ├─ Relatórios
│ └─ Aprovações
│
├─ ⚙️ Site TI
│ ├─ Documentação Técnica
│ ├─ Procedimentos
│ └─ Help Desk
│
└─ 👥 Site RH
├─ Políticas
├─ Formulários
└─ TreinamentosPrincípios:
- Hub-and-Spoke: Intranet central aponta para sites específicos
- Não replicar estrutura organizacional: Organizar por função/processo (não departamento)
- Escalável: Fácil adicionar novos sites
1.3 Governança
Decisões críticas:
Quem pode criar sites?
- ❌ Todos (bagunça garantida)
- ✅ TI e gestores aprovados
- ✅ Processo de solicitação (formulário → aprovação → criação)
Padrões de nomenclatura:
- Sites: [Departamento]-[Função] (ex: Comercial-Propostas)
- Bibliotecas: Plural descritivo (Contratos, Relatórios)
- Arquivos: [Data]-[TipoDoc]-[Cliente]-[Versão] (2026-01-15-Proposta-EmpresaX-v2.0)
Retenção de dados:
- Quanto tempo guardar documentos?
- O que pode ser deletado automaticamente?
- Compliance (LGPD, setor específico)
Permissões:
- Modelo de herança (padrão)
- Exceções documentadas
- Revisão trimestral (revogar acessos desnecessários)
Fase 2: Configuração (1-2 Semanas)
2.1 Configurar Tenant Microsoft 365
Pré-requisito: Ter Microsoft 365 ativo.
Acessar SharePoint Admin Center:
- admin.microsoft.com → SharePoint
Configurações iniciais:
- Compartilhamento externo (permitir? quais domínios?)
- Espaço de armazenamento (padrão 1 TB/usuário)
- Políticas de acesso (dispositivos não gerenciados?)
2.2 Criar Hub Site (Intranet)
Hub Site: Site central que conecta sites relacionados.
Criar:
- Site novo → Communication Site
- Nome: “Portal Corporativo” (ou nome empresa)
- Design: Template moderno
- Promover para Hub Site (Admin Center)
Componentes iniciais:
- Feed de notícias
- Links rápidos (sistemas, ferramentas)
- Calendário corporativo
- Recursos de RH (políticas, formulários)
2.3 Criar Sites Departamentais
Para cada departamento:
- Criar Site de Equipe
- Associar ao Hub (conecta com intranet)
- Configurar permissões (Owners, Members, Visitors)
- Criar bibliotecas principais (Documentos, Contratos, Relatórios)
2.4 Migrar Conteúdo Existente
De onde migrar:
- File Server (pastas de rede)
- Google Drive (se migrando)
- E-mails (anexos importantes)
- SharePoint Server local (se houver)
Ferramentas:
- SharePoint Migration Tool (gratuita Microsoft)
- AvePoint FLY (terceiro, robusta)
- Sharegate (terceiro, interface amigável)
Estratégia:
- Limpar antes de migrar (não levar lixo para nuvem)
- Reorganizar conforme nova estrutura
- Configurar metadados durante migração
Prazo: Depende do volume (10 GB = 1 dia / 1 TB = 2-4 semanas)
Fase 3: Treinamento (2 Semanas)
Público 1: Usuários Finais
Conteúdo (2 horas):
- Acessar intranet
- Buscar documentos
- Upload de arquivos
- Check-out/Check-in básico
- Compartilhamento
- Editar documentos no SharePoint
Formato: Presencial ou webinar gravado.
Público 2: Power Users (Gestores, Coords)
Conteúdo (4 horas):
- Criar listas/bibliotecas
- Configurar visualizações
- Metadados e classificação
- Workflows simples (Power Automate)
- Permissões
Formato: Workshop prático.
Público 3: Administradores (TI)
Conteúdo (8 horas):
- SharePoint Admin Center
- Governança e políticas
- Troubleshooting
- Power Automate avançado
- Power BI sobre SharePoint
- Backup e recuperação
Formato: Treinamento técnico.
Fase 4: Rollout e Adoção (Contínuo)
Estratégia de Adoção:
Semana 1-2: Pilotos
- 5-10 usuários early adopters
- Feedback intensivo
- Ajustes rápidos
Semana 3-4: Departamento Piloto
- Departamento inteiro (ex: RH)
- Monitorar uso
- Celebrar sucessos
Semana 5+: Rollout Gradual
- Departamento por departamento
- Comunicação constante
- Suporte intensivo
Métricas de Adoção:
- % usuários ativos mensalmente
- Número de documentos uploadados
- Tempo médio de busca (redução)
- Satisfação (pesquisa)
Integrações Estratégicas SharePoint
1. SharePoint + Microsoft Teams
Como funciona:
- Cada equipe Teams → site SharePoint automático
- Aba “Arquivos” no Teams = biblioteca SharePoint
- Edição inline (Office Online)
Vantagem: UX do Teams + governança do SharePoint.
Quando usar:
- Projetos colaborativos
- Departamentos com comunicação intensa
2. SharePoint + Power Automate
Casos de uso:
Aprovações:
- Documento enviado → notifica aprovador → se aprovado, move para “Publicados”
Notificações:
- Novo item em lista → envia e-mail para grupo
Sincronização:
- Novo contrato no SharePoint → registra no CRM (Dynamics 365)
Processamento:
- PDF recebido → OCR (extrai texto) → salva metadados
3. SharePoint + Power BI
Cenários:
Dashboard de Chamados:
- Lista SharePoint (tickets help desk)
- Power BI conecta
- Dashboard: Tickets por status, tempo médio resolução, SLA
Relatório de Vendas:
- Biblioteca SharePoint (propostas enviadas)
- Power BI analisa metadados (valor, cliente, status)
- Dashboard: Funil de vendas, taxa conversão
4. SharePoint + Power Apps
Formulários Customizados:
- Substituir formulários padrão SharePoint
- Interface mobile-friendly
- Lógica condicional (campos aparecem conforme resposta)
Apps Mobile:
- App de inspeção (foto + checklist → salva SharePoint)
- App de inventário (escaneia código de barras → atualiza lista)
Erros Comuns ao Implementar SharePoint
Erro #1: Replicar Estrutura de Pastas Antiga
Problema: Migrar “Pasta1 → Biblioteca1” sem repensar organização.
Solução: Usar oportunidade para reorganizar logicamente (por função, não departamento).
Erro #2: Não Planejar Governança
Problema: Cada departamento cria sites à vontade = bagunça (100+ sites em 6 meses).
Solução: Processo de aprovação para criação de sites.
Erro #3: Ignorar Treinamento
Problema: “SharePoint é intuitivo” → usuários não sabem usar → voltam para e-mail/pastas antigas.
Solução: Treinamento obrigatório + materiais de apoio.
Erro #4: Permissões Descontroladas
Problema: Compartilhamento externo sem controle → dados vazam.
Solução: Políticas claras + auditoria trimestral.
Erro #5: Não Usar Metadados
Problema: Usar SharePoint como “pasta glorificada” → perde 80% do potencial.
Solução: Implementar metadados desde início + treinar equipe.
FAQ: Perguntas Frequentes
1. SharePoint está incluído no Microsoft 365?
Sim. SharePoint Online vem incluído em todos os planos Microsoft 365 (Business Basic, Standard, Premium, E3, E5).
Não precisa pagar separado.
2. Quanto custa SharePoint?
Não custa adicional — está incluído no M365.
Custo = licença M365:
- Business Basic: ~R$ 24/mês (SharePoint + apps web)
- Business Standard: ~R$ 52/mês (SharePoint + apps desktop)
- E3: ~R$ 176/mês (SharePoint + Windows + segurança)
Obs: valores estimados, é necessário uma cotação para valores atualizados.
3. Posso usar SharePoint sem Microsoft 365?
Tecnicamente sim, mas não recomendado:
- SharePoint Server (local): Requer hardware, licenças, TI dedicado
- Custo alto vs assinatura M365
Ideal: Usar SharePoint Online (incluído M365).
4. SharePoint funciona offline?
Parcialmente:
- ✅ Sincroniza bibliotecas com OneDrive (acesso offline)
- ✅ Edita arquivos offline (sincroniza quando conectar)
- ❌ Não acessa sites/listas offline (requer internet)
Solução: OneDrive sync para trabalho offline.
5. Quantos arquivos/bibliotecas posso ter?
Limites altos:
- 30 milhões itens por biblioteca
- Ilimitado número de bibliotecas
- 5 milhões sites por tenant
Na prática: Limite nunca é problema para empresas normais.
6. SharePoint tem backup?
Microsoft faz backup, mas não é para recuperação de usuário:
- Backup Microsoft: Proteção contra falha datacenter
- Recuperação usuário: Lixeira (93 dias)
Recomendação: Backup adicional com solução terceira (Veeam, AvePoint, Acronis) para proteção contra:
- Exclusão acidental em massa
- Ransomware após 93 dias
- Corrupção dados
Entenda: Backup Microsoft 365 →
7. Posso migrar de Google Drive para SharePoint?
Sim.
Ferramentas:
- Microsoft SharePoint Migration Tool
- Mover.io (gratuita Microsoft)
- AvePoint, Sharegate (pagas)
O que migra:
- Arquivos
- Estrutura de pastas
- Permissões (mapeamento)
O que NÃO migra automaticamente:
- Google Docs/Sheets (precisa converter para Office)
Prazo: 2-4 semanas (depende volume).
8. SharePoint é difícil de usar?
Para usuários finais: Não (upload, busca, compartilhar = simples)
Para administradores: Sim (governança, automação = curva aprendizado)
Solução: Treinamento + parceiro especializado para implementação.
9. SharePoint substitui ERP/CRM?
Não.
SharePoint complementa (não substitui) sistemas enterprise:
- ERP/CRM = processos transacionais
- SharePoint = gestão documental, intranet, colaboração
Integração: SharePoint + Dynamics 365 / SAP / Salesforce via Power Automate.
10. Preciso de programador para usar SharePoint?
Não.
Sem código (no-code):
- Criar sites, bibliotecas, listas
- Workflows (Power Automate visual)
- Formulários (Power Apps visual)
Com código (low-code/dev):
- Customizações avançadas (SharePoint Framework)
- Web parts personalizados
- APIs
Para 95% dos casos: No-code é suficiente.
Conclusão: SharePoint Transforma Colaboração
SharePoint não é “apenas mais um lugar para guardar arquivos” — é plataforma de transformação digital que:
✅ Centraliza informações (fim de arquivos perdidos)
✅ Organiza documentos profissionalmente (versionamento, metadados, governança)
✅ Automatiza processos (workflows, aprovações)
✅ Cria intranet corporativa (comunicação interna eficaz)
✅ Integra com M365 (Teams, Office, Power Platform)
✅ Escala com a empresa (de 5 a 50.000 usuários)
Recapitulando casos de uso:
1️⃣ Intranet corporativa — comunicação centralizada
2️⃣ Gestão documental — versionamento + controle de acesso
3️⃣ Sites de projetos — colaboração estruturada
4️⃣ Gestão de contratos — workflows + aprovações + auditoria
5️⃣ Base de conhecimento — documentação técnica organizada
6️⃣ Listas personalizadas — CRM simples, help desk, inventário
7️⃣ Portais de comunicação — intranet departamental
Se sua empresa tem Microsoft 365, já tem SharePoint — a questão é: está usando todo o potencial?
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