Há um velho ditado no mundo dos negócios que diz que se você falhar em planejar, você planejará falhar. Embora ela tenha se tornado um clichê, há muita verdade nessa frase. Se o seu negócio não tem um plano — de crescimento, lucratividade e competitividade, você está basicamente voando às cegas.
As empresas modernas têm muitos recursos de planejamento tecnológico à disposição, mas ainda precisam usá-los de forma eficaz. O Microsoft Planner é uma dessas ferramentas e, definitivamente, merece estar na sua caixa de ferramentas de negócios.
Então, o que é o Microsoft Planner e o que o torna tão útil? Neste artigo, nós trazemos alguns aspectos importantes sobre como usar o aplicativo em sua empresa. Confira!
O que é o Microsoft Planner?
Uma das mais novas adições ao Office Suite, o Microsoft Planner é uma ferramenta simples de gerenciamento de projetos, baseada em Kanban, com o objetivo de organizar e agendar suas atividades. Assim, esse aplicativo do Office facilita bastante na hora de criar um plano e atribuir tarefas.
Por ser baseado na web, o Microsoft Planner pode ser acessado de qualquer lugar com conexão à internet, para que os trabalhadores possam compartilhar ideias, acessar arquivos, atualizar projetos e manter-se informados, estejam eles no cubículo vizinho ou do outro lado planeta.
Como ele funciona?
O coração do Microsoft Planner é sua interface da web facilmente acessível. Uma vez conectados, os membros da equipe podem planejar tarefas e lidar com projetos simples sem o incômodo, a complexidade ou o comprometimento de tempo de uma plataforma tradicional de planejamento de projeto.
Ele também oferece aos usuários a capacidade de definir prazos, para que os supervisores possam criar projetos, estabelecer expectativas e permitir que os membros da equipe trabalhem para atendê-las. E como o Microsoft Planner permite uma comunicação fácil entre os membros da equipe, ninguém se sente deixado de fora ou subestimado.
Quais os principais recursos do Planner?
A seguir, confira uma visão mais detalhada de alguns dos recursos que tornam o Microsoft Planner uma adição vantajosa ao pacote Office.
Interface Kanban
A primeira coisa que chama a atenção sobre o aplicativo MS Planner é a interface. Se você já usou ferramentas Kanban antes, você se sentirá em casa aqui. Ele tem uma interface fácil de usar, a qual qualquer pessoa pode dominar.
Cada projeto é armazenado como um cartão que pode ser acessado facilmente de seu painel. Você pode mover e editar itens com facilidade. Isso torna o aplicativo a solução ideal para uma equipe que está procurando uma solução básica de gerenciamento de tarefas.
Aqui, vale ressaltar que você não precisa de nenhum conhecimento prévio para operá-lo — até iniciantes o farão muito bem!
Adicionar projetos ao seu painel no Planner também é muito fácil. Basta clicar em “Novo Plano” e você terá um novo espaço configurado a qualquer momento.
Grupos
Depois de criar um plano, você pode adicionar membros da equipe ao espaço facilmente. Basta digitar as três primeiras letras do nome e o Planner exibirá os detalhes do usuário para você.
Se estiver tentando adicionar alguém que não está listado, você pode adicionar o endereço de e-mail comercial dele. Assim, você pode incluí-los ao seu grupo de projetos, onde podem começar a trabalhar nas tarefas. Os membros da sua equipe receberão um e-mail confirmando isso e poderão acessá-lo em seu Outlook.
Buckets
Buckets são categorias no Planner. Você pode usá-los para categorizar seus cartões e adicionar uma camada de organização ao seu painel. Por exemplo, você pode ter um bucket intitulado “Mídia Social”, onde armazena suas tarefas de mídia social.
Os buckets também podem ser usados como status improvisados. Por exemplo, você pode ter blocos intitulados “Primeiro rascunho”, “Rascunho final” e “Para publicar”. Conforme a tarefa avança, você pode arrastar e soltar o cartão no bucket relevante para manter todos atualizados sobre o estágio em que a tarefa se encontra.
Comentários
O que é colaboração em equipe sem uma seção de comentários ativa, certo? O Planner oferece uma seção de comentários na parte inferior de cada cartão, permitindo que colegas de equipe conversem.
Para ajudar a reduzir o número de notificações recebidas, você não será notificado sobre novas conversas de uma tarefa, a menos que tenha participado do tópico antes.
Gráficos
Deseja visualizar o status de seus projetos como um gráfico? O Planner ajuda você. Ele oferece uma visão geral em gráfico de pizza de todos os seus projetos e seus status. Assim, você pode ver as divisões entre as seguintes tarefas:
- não iniciadas;
- em progresso;
- atrasadas;
- concluídas.
Além disso, você pode obter uma análise de quantas tarefas são atribuídas a cada um dos membros da equipe. Essa é uma maneira útil de acompanhar como as coisas estão progredindo.
Como ele pode facilitar o seu dia a dia?
O Microsoft Planner tem algumas vantagens importantes sobre os produtos concorrentes, como a capacidade de integração e interface com o vasto conjunto de outros produtos do Office 365.
Além dessas vantagens, ele também permite que os usuários acessem a interface por meio do popular Microsoft Teams. Essa é uma grande vantagem para as empresas que já descobriram o poder das equipes em seu planejamento e gerenciamento de projetos.
Como produtos semelhantes, o Microsoft Planner é excelente para estimular o trabalho em equipe e a comunicação, habilidades essenciais no mundo moderno dos negócios.
Além disso, como é integrado ao Office 365, o Planner oferece maiores níveis de cooperação, compartilhamento e, claro, produtividade. Mas, não é só isso: a seguir, confira outras vantagens!
Anexe facilmente os arquivos do Microsoft Teams às tarefas do Microsoft Planner
A Integração com o Office 365 torna possível anexar facilmente os arquivos necessários para que os funcionários possam consultar a documentação relevante à vontade.
Isso melhora a produtividade e, novamente, torna menos provável que os colaboradores percam algo. Com toda a documentação ao seu alcance, eles terão autonomia para concluir as tarefas com mais eficiência.
Aumente a transparência e melhore o trabalho em equipe
O Microsoft Teams e o Microsoft Planner podem aumentar a visibilidade e a transparência dos processos da sua empresa, tornando mais fácil para os membros das equipes verem quais tarefas foram atribuídas a quem. Em última análise, isso reduz as chances de que o trabalho possa ser potencialmente duplicado, mantendo todos na mesma página.
Quer você esteja apenas começando a trabalhar remotamente ou simplesmente precise de ajuda para a produtividade digital, o Microsoft 365 é a solução. Com um aplicativo para praticamente todas as necessidades do negócio, você poderá turbinar seu trabalho em equipe e colaborar onde quer que esteja.
A Global Data é parceira da Microsoft e pode ajudá-lo a adquirir o licenciamento de soluções como o Microsoft Planner para a sua empresa.
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