Todo empreendedor deseja minimizar os riscos que possam causar problemas aos negócios e, assim, gerar prejuízos que podem, até mesmo, levar ao fechamento precoce da empresa. Por isso, é importante gerar mecanismos de proteção e defesa para esse tipo de situação.
O plano de gerenciamento de riscos tem um papel fundamental para garantir a maior eficácia, redução de erros e prejuízos. Assim, é importante que você saiba como elaborar esse documento.
Vou mostrar como realizá-lo e tirar as suas dúvidas sobre o tema a seguir. Boa leitura!
O que é o plano de gerenciamento de riscos?
O plano de gerenciamento de riscos tem o objetivo de registrar todas as atividades que serão realizadas, caso a caso, diante de um cenário de problemas. Assim, normatiza-se o que será feito e, com um plano de contingência eficiente, minimizam-se as chances de que ocorram erros por ansiedade, cabeça quente ou desespero.
Trata-se, portanto, de mapear todas as medidas a serem adotadas nas situações de possíveis ameaças para a empresa e de saber como lidar com cenários de oportunidades. Dessa forma, ele traz todas as diretrizes para colocar em prática a gestão de riscos, desde o planejamento das ações ao monitoramento após o cenário de risco.
Garante-se, assim, que as ações implementadas serão direcionadas e proporcionais ao risco envolvido, evitando esforços em excesso para questões simples ou, pelo contrário, que uma situação grave seja subestimada.
Como implementar um plano de gerenciamento de riscos eficiente?
Para que o gerenciamento de riscos seja eficiente, é importante elaborar o plano de forma adequada. Vou mostrar os principais pontos que são úteis para esse processo.
Faça um planejamento preciso
O planejamento tem um papel fundamental na criação do plano. Afinal, para entender de que forma é possível conter os riscos, é importante identificar o que pode gerar problemas na sua empresa ou quais são as oportunidades que, eventualmente, podem surgir.
O planejamento deve incluir algumas questões importantes, tais como:
- prazo para cada etapa de elaboração do plano;
- pessoas envolvidas na realização do plano;
- orçamento destinado para realização do plano;
- responsáveis pela aprovação.
Determine o orçamento
O orçamento é fundamental para identificar quais são as soluções de mitigação de riscos com as quais a sua empresa pode de fato arcar. Por exemplo, existe um risco de ataque DDoS e pode ser necessário entrar com um plano para minimizar essa chance, adotando soluções para esse fim.
Contudo, para identificar quais soluções poderão ser implementadas, é fundamental verificar qual é o orçamento da empresa para isso. Caso contrário, pode-se, até mesmo, gerar um prejuízo maior do que o que o problema original traria, o que seria um tiro no pé.
Liste e qualifique os riscos
Esse é um passo fundamental, pois deslizes aqui poderão gerar problemas futuros: é o momento de listar e qualificar os riscos existentes nas atividades do negócio. Aqui é importante enumerar dos mais graves (como ciberataques e vazamento de informações) a questões mais simples (como entrada em manutenção de alguns sistemas).
A categorização também cumpre papel de verificar de que forma o problema ou oportunidade pode afetar a empresa. De uma forma genérica, são as principais categorias nas mais diferentes empresas:
- riscos estratégicos;
- riscos operacionais;
- riscos financeiros;
- riscos ambientais;
- riscos comerciais;
- riscos de imagem do negócio.
Analise os componentes
O que está envolvido em cada um dos riscos? E de que forma é possível, de fato, minimizá-los? Eles estão interligados com outros tipos de riscos? Essas questões são importantes para que você defina mecanismos mais precisos de atuação.
Assim, verifique questões como:
- entenda qual é o apetite de risco do negócio (em alguns casos, a diretoria pode achar que é mais econômico arcar com o problema do que buscar formas de contê-lo);
- observe o perfil de risco e a capacidade de risco que a empresa tem para determinada situação (por exemplo, ela pode arcar com soluções robustas para uma intrusão complexa, mas com baixa probabilidade de ocorrência?);
- verifique a matriz de impacto e probabilidade de risco.
Assim, é possível verificar se uma medida de mitigação não abre brecha para uma piora em outro setor. Ter uma visão macro dos componentes envolvidos é importante para realizar um planejamento mais consciente.
Escolha os papéis e delegue as responsabilidades
Quem são os atores que realizarão as atividades da organização diante de um cenário de risco? Qual será a responsabilidade deles diante das possibilidades existentes de problemas? Quem tem maior expertise para lidar com determinada situação?
Por exemplo, um especialista em cibersegurança tem mais conhecimento para lidar com situações de intrusão por cibercriminosos e, assim, evitar as chances de uma ação bem-sucedida por parte dos hackers. Já para minimizar as chances de um problema de excesso de tráfego derrubar a rede, outros profissionais podem estar envolvidos nesta questão, como um especialista em redes.
É importante pensar também quem será o responsável pela elaboração dos relatórios de TI acerca das possíveis falhas existentes, assim, verificando se as medidas implementadas estão funcionando ou se é preciso reformular as questões.
Defina a metodologia
Algumas metodologias podem ser utilizadas para garantir uma redução dos riscos existentes. São elas:
- PMBOK;
- FMEA;
- APR;
- What if.
Conte com o auxílio da tecnologia
Softwares específicos focados em gerenciamento de riscos e gestão de empresas (como ERP) permitem um maior controle sobre as funções internas, de que forma estão interligadas e como minimizar possíveis gargalos.
Além disso, possíveis falhas podem ser minimizadas por soluções que automatizem tarefas e, assim, minimizem as chances de falhas humanas em processos de risco, por exemplo.
Qual a importância de elaborar um plano de gerenciamento de riscos?
O gerenciamento de riscos tem papel fundamental para as organizações. Afinal, há problemas que, caso se materializem, podem colocar em xeque a segurança das soluções, os dados dos clientes e da própria empresa.
Ao elaborar esse plano, você vai conhecer melhor como funcionam os processos do negócio: o que envolve cada parte dos processos de desenvolvimento, como um impacta o outro, de que forma a resolução de um problema pode interferir significativamente em outro, entendendo as dinâmicas internas.
Além disso, a análise dessas questões traz uma bagagem extremamente importante e pode servir de base para decisões futuras.
O plano de gerenciamento de riscos é fundamental para que seu negócio minimize as chances de eventuais problemas e, assim, permitir um funcionamento mais seguro, minimizando os riscos em todas as atividades internas.
Ele deve atuar de forma conjunta com o gerenciamento de projetos de TI, tornando-o mais eficiente. Saiba mais como tornar esse segundo impecável, sem falhas e tire suas dúvidas sobre o tema.
