Backup do Microsoft 365: o que a Microsoft guarda, o que ela não guarda e o que é problema seu

“Está tudo na nuvem da Microsoft, então tem backup.” A frase é comum quando o assunto é Microsoft 365, e ela é meio verdade. A Microsoft cuida para o serviço não cair e para o dado não se perder por falha dela. O arquivo que um usuário apagou há quatro meses, a caixa do ex-funcionário excluída no ano passado e a pasta criptografada por um ransomware são outra história, com prazo de validade.

A Global Data, empresa de TI em São Paulo, faz backup em nuvem de Microsoft 365 para pequenas e médias empresas. Este guia mostra, com a documentação da própria Microsoft, até onde vão os recursos nativos e onde começa o problema da empresa.

O mal-entendido: disponibilidade não é restauração

Na nuvem, a divisão de responsabilidades é explícita. A página da Microsoft sobre responsabilidade compartilhada na nuvem resume: em todos os tipos de serviço, a empresa é dona dos seus dados e das suas identidades. Num serviço como o Microsoft 365, a Microsoft responde pela infraestrutura, pelos datacenters e pelo funcionamento do aplicativo; o dado do cliente, as configurações e as contas de usuário ficam do lado do cliente.

Traduzindo para o dia a dia: se um datacenter da Microsoft falhar, é problema dela, e ela tem redundância para isso. Se um usuário da sua empresa apagar uma pasta, se um ex-funcionário limpar a caixa antes de sair ou se um ransomware criptografar o OneDrive de alguém, a Microsoft vai executar exatamente o que foi pedido, com a mesma eficiência. O que ela oferece para desfazer isso são lixeiras e janelas de recuperação com prazo definido.

A documentação do Exchange Online é a mais direta sobre o assunto. Ela afirma que o serviço não oferece uma forma de fazer backup tradicional de caixas de correio, ou seja, não há como restaurar uma caixa ao estado em que ela estava num momento anterior escolhido.

Quando o dado some de verdade

Os cenários em que o dado some de verdade costumam ser estes:

• A exclusão passou da lixeira. Alguém apagou uma pasta do SharePoint, ninguém percebeu, e quando a falta foi notada o prazo da lixeira já tinha acabado.
• O ransomware sincronizou. O computador de um usuário foi criptografado, e o OneDrive levou para a nuvem as versões criptografadas dos arquivos, como faria com qualquer edição.
• O ex-funcionário apagou antes de sair. Mensagens, arquivos ou pastas inteiras, e a saída aconteceu semanas antes de alguém precisar daquele conteúdo.
• A conta foi excluída. O usuário foi removido sem que a caixa e o OneDrive tivessem destino, e o prazo de recuperação da conta venceu.
• O erro foi de configuração. Uma política de retenção ou de exclusão mal desenhada, ou um script de administração, apagou mais do que deveria, em muitas contas ao mesmo tempo.

Em todos eles, a pergunta que decide o desfecho é a mesma: quanto tempo passou entre o problema e alguém perceber.

Retenção nativa: até onde vai cada recurso

A tabela reúne os prazos padrão publicados pela Microsoft, com a página de origem de cada um.

Serviço	O que a Microsoft guarda e por quanto tempo	Fonte
SharePoint e OneDrive, item excluído	Até 93 dias, somando a lixeira do site e a lixeira da coleção de sites. A lixeira conta na cota de armazenamento e, se a cota estourar, os itens mais antigos são eliminados antes	Restaurar itens excluídos da lixeira da coleção de sites
SharePoint e OneDrive, biblioteca inteira	Restauração da biblioteca para qualquer momento dos últimos 30 dias, a partir do histórico de versões	Resiliência de dados do SharePoint e do OneDrive
OneDrive de usuário excluído	30 dias no padrão, configurável de 30 a 3.650 dias. Depois, mais 93 dias na lixeira, com restauração só por PowerShell	Retenção e exclusão do OneDrive
Exchange Online, mensagem excluída	14 dias no padrão, configurável até 30 dias	Alterar o tempo de retenção de itens excluídos
Exchange Online, caixa de usuário excluído	30 dias. Depois disso, a caixa é excluída de forma permanente e não pode ser recuperada	Excluir ou restaurar caixas de correio
Microsoft Entra ID, conta excluída	30 dias em estado suspenso. Depois, a exclusão permanente começa e nem a empresa nem o suporte da Microsoft conseguem restaurar	Restaurar ou remover um usuário excluído

Dois detalhes da tabela costumam surpreender. A restauração de 30 dias do SharePoint e do OneDrive, que a Microsoft cita como caminho para recuperar de ransomware e de exclusão em massa, depende do histórico de versões: se a empresa reduziu o número de versões guardadas, a restauração fica menos eficaz. E existe uma cópia de segurança do SharePoint mantida pela Microsoft por mais 14 dias depois da exclusão definitiva, mas a documentação é clara que essa restauração só vale para coleções de sites inteiras, não para um arquivo, uma lista ou uma biblioteca.

E a retenção do Purview?

As políticas de retenção do Microsoft Purview, disponíveis no Business Premium e nos planos E3 e E5, guardam conteúdo por um prazo definido mesmo que o usuário apague: no SharePoint e no OneDrive, uma cópia vai para a biblioteca de retenção para preservação; no Exchange, para a pasta de itens recuperáveis. Elas foram desenhadas para conformidade, para a empresa cumprir obrigação de guardar documento ou e-mail por tantos anos. Preservam o conteúdo, mas não são um botão para devolver o ambiente ao estado de uma data escolhida, e configurá-las mal pode tanto guardar demais quanto apagar demais.

Quando contratar backup de terceiros

O backup de terceiros entra quando os prazos da tabela não cobrem o risco da empresa. Os sinais mais comuns:

A empresa precisa recuperar conteúdo de meses atrás, e não de semanas. Contrato, auditoria, disputa trabalhista e exigência fiscal costumam olhar para trás muito além de 30 ou 93 dias.

A empresa quer restaurar um arquivo, uma pasta ou uma caixa num ponto específico do tempo, sem depender de quanto histórico de versões sobrou ou de a lixeira não ter estourado a cota.

A empresa quer uma cópia fora do próprio tenant. Se a conta de um administrador for comprometida, quem a controla também controla o que está dentro do tenant, inclusive a retenção. Uma cópia num serviço separado, com acesso separado, não cai junto. É a mesma lógica do backup imutável contra ransomware, aplicada ao Microsoft 365.

A própria Microsoft vende um produto para isso, o Microsoft 365 Backup, cobrado por consumo, que cobre SharePoint, OneDrive e Exchange com janelas de recuperação de três meses a dois anos. O fato de a Microsoft oferecer backup como produto à parte já diz bastante sobre o que os recursos nativos não fazem. Há também soluções de outros fabricantes, como o Acronis Cyber Protect Cloud, que, segundo a Acronis, permite reter os backups de Microsoft 365 por idade, por quantidade ou indefinidamente enquanto o serviço estiver ativo.

Qualquer que seja a escolha, a regra que vale para todo backup vale aqui: cópia que nunca foi restaurada é suposição. O roteiro para provar que a restauração funciona está em teste de restauração de backup, e a lógica de quantas cópias manter e onde, em estratégia de backup 3-2-1. Para o caso específico de quem saiu da empresa, a ordem certa de salvar caixa e OneDrive antes de excluir a conta está no guia de desligamento de colaborador no Microsoft 365.

Como a Global Data faz o backup do Microsoft 365

No backup em nuvem para empresas da Global Data, o Microsoft 365 entra no escopo, numa cópia fora do tenant e com retenção definida pela necessidade da empresa, não pelo prazo da lixeira. Operamos com Acronis Cyber Protect, acompanhamos os jobs e fazemos testes periódicos de restauração, para que o backup exista no dia em que alguém precisar dele.

Perguntas frequentes

O Microsoft 365 tem backup?

O Microsoft 365 tem lixeiras e janelas de recuperação com prazo, e a Microsoft garante a disponibilidade do serviço. Backup no sentido de restaurar um arquivo ou uma caixa para qualquer ponto do passado, não. A documentação do Exchange Online afirma que o serviço não faz backup tradicional de caixas de correio.

Por quanto tempo dá para recuperar um arquivo excluído no SharePoint ou no OneDrive?

Até 93 dias, somando as duas lixeiras, desde que a cota da lixeira não estoure antes. A biblioteca inteira pode ser restaurada para qualquer momento dos últimos 30 dias, a partir do histórico de versões.

E um e-mail excluído no Exchange Online?

No padrão, o item excluído fica recuperável por 14 dias, prazo que o administrador pode ampliar até 30 dias. Se a conta do usuário for excluída, a caixa inteira fica recuperável por 30 dias e depois é apagada de forma permanente.

A retenção do Purview substitui o backup?

Não. A retenção existe para conformidade: preserva conteúdo por um prazo, mesmo que o usuário apague. Ela não restaura o ambiente para uma data escolhida e fica dentro do próprio tenant, sujeita a quem administra o tenant.

Quem é responsável pelos dados no Microsoft 365?

A empresa. Pelo modelo de responsabilidade compartilhada da Microsoft, a empresa é dona dos seus dados e das suas identidades em qualquer tipo de serviço em nuvem. A Microsoft responde pela infraestrutura e pelo funcionamento do serviço.

Se a sua empresa nunca conferiu o que acontece com o Microsoft 365 depois que a lixeira esvazia, a avaliação é o primeiro passo. Quero avaliar o backup do nosso Microsoft 365