Como trocar de parceiro Microsoft 365 sem perder as licenças

A empresa decidiu trocar de parceiro Microsoft 365 e encontrou duas dúvidas: como se faz isso e o que corre risco no caminho. A resposta curta é que a troca mexe no faturamento das licenças, e não no ambiente. Os e-mails, os arquivos e os usuários continuam onde estão. A Global Data, empresa de TI em São Paulo e parceira Microsoft, conduz esse processo do lado do parceiro novo, e o que segue é o procedimento oficial da Microsoft, com os pontos em que ele costuma travar.

O que é a relação de parceiro e por que quase ninguém sabe quem é o seu

Quem compra Microsoft 365 por meio de uma revenda, no programa que a Microsoft chama de CSP, tem um parceiro registrado no próprio tenant. Esse parceiro fatura as assinaturas e, em muitos casos, também tem funções de administração no ambiente. Por que contratar dessa forma, e não direto com a Microsoft, é assunto do nosso texto sobre Office 365 e Microsoft 365.

É comum a empresa não saber quem é o parceiro dela. A assinatura foi feita anos atrás, por alguém que já saiu, ou veio junto com a migração do e-mail, e a fatura chega com o nome de uma distribuidora que ninguém reconhece. A relação existe no tenant mesmo quando ninguém lembra dela.

Como descobrir quem é o seu parceiro atual

Dois caminhos no Centro de administração do Microsoft 365 mostram a situação, e ambos pedem um usuário com função de administrador:

1. Em Configurações > Relações de parceiro, aparecem os parceiros ligados ao tenant, o tipo de relação (revendedor, por exemplo) e as funções administrativas que cada um tem.
2. Em Cobrança > Seus produtos, cada assinatura mostra de onde vem e a data de renovação.

Vale anotar três coisas antes de seguir: quem fatura cada assinatura, quando cada uma renova e se as assinaturas são anuais ou mensais. O mesmo levantamento costuma mostrar o que o plano inclui e ninguém ligou, assunto do nosso texto sobre o que vem no Business Premium que a sua empresa não usa.

O processo de transferência, passo a passo

O fluxo abaixo segue a documentação da Microsoft para assinaturas do modelo de contratação atual, o New Commerce:

1. A empresa conversa com o parceiro atual e combina a transferência. A Microsoft recomenda que esse acordo venha antes de qualquer pedido.
2. O parceiro novo envia ao tenant um pedido de relacionamento de revenda.
3. Um administrador da empresa aceita esse pedido no Centro de administração. A partir daí, o tenant tem dois parceiros: o atual, que ainda fatura, e o novo.
4. O parceiro novo cria, no Partner Center, o pedido de transferência, informando o e-mail da empresa para as notificações e o identificador do parceiro atual.
5. O parceiro atual recebe o pedido, escolhe quais assinaturas transfere e o envia.
6. A transferência é executada em até 72 horas. Cada assinatura transferida é recriada no parceiro novo, com um novo número de identificação, e a antiga é cancelada.
7. A empresa confere, em Cobrança > Seus produtos, que as assinaturas aparecem sob o parceiro novo.

Há um limite prático: cada pedido comporta até 25 itens de licença por plano de cobrança. Empresas com muitas assinaturas no mesmo plano fazem a troca em mais de um pedido.

O ponto que trava: o parceiro atual precisa aprovar, e o pedido expira em 30 dias

O passo 5 depende do parceiro atual, e só dele. A transferência precisa ser aprovada pelas duas partes. Se o parceiro atual não agir em 30 dias, o pedido expira e não pode mais ser executado; um pedido expirado não se edita nem se reenvia, e o parceiro novo precisa criar outro.

A Microsoft é explícita nesse ponto: não força uma transferência sem a aprovação do parceiro atual e não faz mediação entre parceiros. Um pedido parado nem sempre é recusa; às vezes ele chegou por e-mail a alguém que não sabia o que fazer com ele. Por isso o passo 1, a conversa antes do pedido, é o que mais encurta o processo.

O que fazer quando ele não responde

Primeiro, verificar se o pedido chegou a quem decide. Um contato direto com o comercial do parceiro atual, com o número do pedido em mãos, resolve boa parte dos casos.

Se a transferência não andar, sobra o caminho da renovação. As licenças do mesmo produto se somam dentro do tenant, venham elas de um parceiro ou de outro. A empresa pode comprar as novas assinaturas pelo parceiro novo perto da data de renovação das antigas e deixar que as antigas terminem no fim do prazo, pedindo ao parceiro atual que não as renove. Os usuários continuam com licença o tempo todo, e o ambiente não percebe a troca. O custo é pagar os dois lados durante o período em que se sobrepõem, e por isso a data importa: quanto mais perto da renovação, menor a sobreposição.

A alternativa que quase ninguém conhece: contratar suporte sem mexer no faturamento

Faturamento e administração são relações separadas no Microsoft 365. Uma empresa pode continuar comprando as licenças de um parceiro e ter o ambiente administrado por outro.

Nesse modelo, o parceiro de suporte pede acesso administrativo por meio dos privilégios de administrador delegados granulares, o GDAP, que dão funções específicas e com prazo de validade. Um administrador da empresa aprova o pedido, e o tenant passa a ter um parceiro que fatura e outro que opera. Quando fizer sentido, a transferência do faturamento vem depois, na renovação, sem pressa. A própria empresa pode remover, a qualquer momento, as funções administrativas de um parceiro em Configurações > Relações de parceiro; a relação de revenda, porém, só o parceiro que fatura consegue encerrar.

O que não muda na transferência

A troca de parceiro não toca no ambiente da empresa:

• o tenant, o domínio e o endereço de todos os e-mails;
• as caixas de correio, o OneDrive, o SharePoint e o Teams, com todo o conteúdo;
• os usuários, as senhas, o MFA e as configurações de segurança;
• o preço de cada assinatura transferida, que segue o da assinatura original;
• a data de término do prazo contratado.

Transferir não reinicia o prazo de arrependimento. A assinatura transferida não é considerada um novo contrato, então não abre nova janela de cancelamento: as regras de redução e cancelamento continuam contando a partir da compra ou da última renovação.

O que muda é quem emite a fatura, quem é o contato para suporte da assinatura e o número de identificação de cada assinatura.

Antes de iniciar, vale verificar:

• se a empresa tem um administrador próprio no tenant, e não depende só de uma conta do parceiro atual;
• quais assinaturas existem, quando renovam e se são anuais ou mensais;
• o contrato de serviço com o parceiro atual, para prazos de aviso;
• se todas as assinaturas estão no modelo New Commerce, porque assinaturas antigas seguem outro procedimento.

As fontes deste procedimento são as páginas oficiais da Microsoft sobre transferência de assinaturas entre parceiros e sobre a transferência de assinaturas New Commerce baseadas em licença, no Partner Center.

Como a Global Data faz isso no Microsoft 365 gerenciado

Quando uma empresa decide trazer as licenças para a Global Data, fazemos o levantamento das assinaturas e das datas de renovação, enviamos o pedido de relacionamento, criamos a transferência e acompanhamos cada etapa até as assinaturas aparecerem sob o novo faturamento. Se a transferência não for o melhor caminho naquele momento, começamos pela administração do ambiente e deixamos o faturamento para a renovação. A credencial e os modelos de licenciamento estão na página de parceiro Microsoft autorizado, e a operação do ambiente, no Microsoft 365 gerenciado.

Perguntas frequentes

Trocar de parceiro apaga meus e-mails?

Não. A troca de parceiro muda só quem fatura as assinaturas. Os e-mails, os arquivos, os usuários e as configurações continuam no mesmo tenant, sem migração e sem interrupção.

Quanto tempo leva a transferência?

Depois que o parceiro atual aprova, até 72 horas. O que costuma demorar é a aprovação: o pedido fica disponível por 30 dias e, se ninguém agir nesse prazo, expira.

A Microsoft pode transferir as assinaturas se o parceiro atual não aprovar?

Não. A Microsoft não força a transferência sem a aprovação do parceiro atual e não faz mediação entre parceiros. Nesse caso, o caminho é conversar com o parceiro atual ou planejar a troca para a data de renovação das assinaturas.

Se a sua empresa quer trocar de parceiro e não sabe por onde começar, o primeiro passo é o levantamento do que existe hoje no tenant. Quero planejar a troca de parceiro Microsoft 365